📋 Effizienter Verwaltungsbeschäftigten an Schulen (w/m/d) für Schulsekretariat bei Senator für Kinder & Bildung in Bremen

Beim Senator für Kinder und Bildung ist im Rahmen einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung vom 01.10.2026 bis voraussichtlich Ende November 2027 eine Stelle im Schulsekretariat neu zu besetzen. Der Einsatz erfolgt mit 39,2 Wochenstunden an der Oberschule Waller Ring. Nach Ablauf der Vertretung wird eine unbefristete Weiterbeschäftigung mit mindestens 25 Wochenstunden in Aussicht gestellt.

Ihre Hauptaufgaben im Schulsekretariat:

• Schülerinnen- und Schülerverwaltung: Betreuung des An- und Abmeldewesens, Stammdatenpflege, Verwaltung des Bremen-Passes sowie Ausfertigung von Zeugnissen und Bescheinigungen.
• Lehrkräfteverwaltung: Bearbeitung von Krankmeldungen und Pflege der Personalstammdaten.
• Unterrichtsstatistik: Erfassung von Daten zum Unterrichtsausfall in Untis.
• Schulische Beschaffung & Haushalt: Eigenverantwortliche Durchführung von Bestellungen, Preisvergleichen, Wareneingangskontrollen, Reklamationen und Mitwirkung beim Budgetmanagement.
• Inventar- und Medienverwaltung: Archivierung, Inventarisierung und Betreuung des Lernmittelwesens inklusive Mahnverfahren.
• Unterstützung der Schulleitung: Organisation von Terminen, Prüfungen, Einschulungen, gesundheitlichen Untersuchungen sowie Bearbeitung von Schadensfällen.
• Kommunikation & Organisation: Abwicklung des Post- und Zahlungsverkehrs, Informationsaufbereitung und zentraler Ansprechpartner für Eltern, Schüler, Lehrkräfte und Behörden.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Bereich (z. B. Verwaltungsfachangestellte:r, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Bankkauffrau/-mann, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte:r).
• Sicherer Umgang mit Standard-PC-Anwendungen (insbesondere MS Word und Excel).
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrungen im Sekretariatsumfeld sowie Grundkenntnisse in SAP und im Haushaltsrecht sind von Vorteil.
• Empathie und Kompetenz im Umgang mit Kindern, Jugendlichen sowie Menschen mit Migrations- oder Inklusionshintergrund.
• Hohes Organisationsgeschick, Belastbarkeit, Selbstständigkeit und eine freundliche Serviceorientierung.

Rahmenbedingungen:

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 6 TV-L. Schwerbehinderte sowie Menschen mit Migrationshintergrund werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Der Erholungsurlaub ist überwiegend während der Schulferien zu nehmen.