🔑 Mozilla sucht: Engagierter Executive Assistant (Home Office)

About Us

Mozilla Foundation ist eine gemeinnützige Organisation. Unsere Mission ist es, sicherzustellen, dass das Internet eine globale öffentliche Ressource ist, die für alle offen und zugänglich ist. Werden Sie Teil unserer Mission, Offenheit, Innovation und Chancen online zu fördern!

Position Summary

Wir suchen einen Executive Assistant (EA), der zwei leitende Angestellte der Mozilla Foundation unterstützt, damit diese ihre Wirkung optimal entfalten können. Zu Ihren Aufgaben gehören die Verwaltung komplexer Kalender, die Koordination von Besprechungen und Reisen, die Bearbeitung der Kommunikation und die Sicherstellung der termingerechten Erledigung wichtiger Aufgaben. Durch vorausschauendes Handeln und die Beseitigung von Hindernissen helfen Sie unseren Führungskräften, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Als strategischer Partner identifiziert der EA Möglichkeiten zur Optimierung von Arbeitsabläufen, zur Verbesserung der Zusammenarbeit und zum Austausch von Erkenntnissen. Diese Position erfordert außergewöhnliches Urteilsvermögen, Diskretion und Kommunikationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu verwalten und starke Beziehungen zu Teams und der Organisation aufzubauen.

Wir suchen eine proaktive, gut organisierte Person, die diese Rolle aktiv mitgestalten möchte. Zunächst unterstützen Sie zwei Führungskräfte, aber im Laufe der Zeit können sich die Schwerpunkte ändern. Wir gewährleisten einen reibungslosen Übergang.

Als Executive Assistant bei der Mozilla Foundation sind Sie verantwortlich für:

Executive Support

• Strategische Verwaltung komplexer Kalender der Führungskräfte über verschiedene Zeitzonen hinweg. Dazu gehören die Prüfung von Besprechungsanfragen, die Vorbereitung der Führungskräfte auf Veranstaltungen, die Einrichtung von Konferenz-/Videoanrufen und die Unterstützung bei Besprechungsagenden.
• Effektive Zusammenarbeit mit den Führungskräften, um diese über anstehende Termine und Verantwortlichkeiten zu informieren, während Sie Fristen verfolgen und Maßnahmen nachverfolgen, um die Ausrichtung und den Fortschritt sicherzustellen.
• Planung von VP-Medieninterviews, Reden oder wichtigen externen Präsentationen in Zusammenarbeit mit den zuständigen Mitarbeitern.
• Organisation von detaillierten nationalen und internationalen Reiseplänen, Reiserouten und Agenden, einschließlich Unterstützung bei Zeitplan- und Routenänderungen, möglicherweise außerhalb der normalen Arbeitszeiten.
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Unterschriftsanfragen, Genehmigung von Rechnungen, Spesenabrechnungen, Kreditkartenabrechnungen, Salesforce-Daten sowie Erstellung und Vorbereitung von Korrespondenz.
• Bei Bedarf Unterstützung anderer EAs während Urlaubszeiten oder anderer Abwesenheiten.

Team Coordinator & Communication

• Schnittstelle zwischen Führungskräften und internen/externen Stakeholdern.
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von organisationsweiten Besprechungen und Logistik, einschließlich monatlicher Mitarbeiterversammlungen und persönlicher Veranstaltungen wie z.B. Arbeitswochen.
• Planung, Koordination und gelegentliche Moderation von Remote- und Präsenzveranstaltungen für Teams in Zusammenarbeit mit den zuständigen Führungskräften.
• Teilnahme an relevanten Team-, OKR- und anderen strategischen Besprechungen, um ein umfassendes Verständnis der Arbeit der Teams zu gewährleisten.
• Zusammenarbeit mit anderen EAs und (Executive) Programmmanagern bei Mozilla, um die Kommunikation zu optimieren und Prozesse zu verbessern.
• Reisen zur Begleitung und Unterstützung von Teams bei Bedarf, auch international.

Strategic Support

• Identifizierung von Möglichkeiten zur Optimierung administrativer und operativer Prozesse.
• Antizipieren von Bedürfnissen und Anbieten proaktiver Lösungen zur Effizienzsteigerung.
• Unterstützung von Führungskräften bei der Erstellung von Dokumenten, Foliensätzen und anderen Team-Artefakten.
• Verfolgung von übergeordneten Organisationsprioritäten und Sicherstellung, dass die Aufmerksamkeit der Führungskräfte angemessen ausgerichtet ist.

Your Professional Profile:

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in komplexen Organisationen.
• Nachweisliche Fähigkeit, Aufgaben mit Engagement zu erledigen und Prioritäten zu setzen.
• Ausgezeichnete schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, um komplexe Themen und Anweisungen prägnant zu vermitteln.
• Vertrauenswürdige Vertretung der VPs in Korrespondenz und Besprechungen.
• Starkes Zeitmanagement.
• Hohe Detailgenauigkeit und hervorragende Nachverfolgung von Aufgaben und Projekten.
• Hohe Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Anpassung von Logistik und Zeitplänen an die unterschiedlichen Bedürfnisse der Führungskräfte.
• Vernetzungstalent, das problemlos über Zeitzonen, Kontexte und Persönlichkeiten hinweg arbeitet.
• Leidenschaft für das Ausprobieren, Lernen, Verbessern und Teilen von Best Practices.
• Die Fähigkeit, auch unter Druck ruhig zu bleiben und ein ausgeprägtes Urteilsvermögen zu beweisen.
• Erfahrung mit G-Suite, Zoom und synchronen/asynchronen Arbeitspraktiken und Plattformen.
• Erfahrung in der Planung und Durchführung von Remote- und Präsenzveranstaltungen.
• Erfahrung mit CRM-Systemen.

We Are Excited To See Any Additional Experience With:

• Program or project management experience
• Development of decks, one-pagers, collateral, design and/or data visualization experience is a plus
• Event planning
• Travel administration

Salary and Benefits Information:

Mozilla Foundation is dedicated to fair and equitable compensation for our staff. We aim to pay a competitive and market-based salary based on the responsibilities and requirements of the role. We do not ask for, or take into account, salary histories in our offer process.

The starting salary ranges for this role are listed below. These four countries are where we most commonly employ staff:

• Germany: €40,116.60 - €45,063.45 (target offer: €41,354.12)
• UK: £33,242.40 - £37,341.58 (target offer: €41,354.12)
• Canada: $69,255.00 - $77,794.97 (target offer: $71,391.38)
• US: $51,300.00 - $57,625.90 (target offer: $52,882.50)

Some regions fall into a higher salary market and this is reflected in the example ranges below:

• London: £41,553.00- £46,676.98 (target offer: £42,834.83)
• New York, Bay Area: $64,125.00 - $72,032.38 (target offer: $66,103.13

The range for your specific location will be discussed in screening conversations if your application is successful.

We offer the following benefits:

• Private Medical Insurance
• Extended Sick Leave
• Global Employee Assistance Program (EAP)
• Retirement Plan contributions
• Paid Time Off: 20 days annual leave + sick days and your birthday
• Company Holidays + Shutdown
• Wellness budget
• Professional Development budget
• Top up program for Pregnancy and Parental leaves

Benefits are subject to change at any time at the discretion of Mozilla Foundation.

Mozilla Foundation Hiring Practices:

Mozilla understands that valuing diverse creative practices and forms of knowledge are crucial to and enrich the company’s core mission. We encourage applications from everyone, including members of all equity-seeking communities, such as (but certainly not limited to) women, racialized and Indigenous persons, persons with disabilities, and persons of all sexual orientations and gender identities and expressions.

We are an equal opportunity employer and value diversity. We do not discriminate on the basis of race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, veteran status, or disability status.

We will ensure that individuals with disabilities are provided reasonable accommodation to participate in the job application or interview process, to perform essential job functions, and to receive other benefits and privileges of employment. Please contact us to request accommodation at accommodation@mozillafoundation.org.