Erreiche deine Karriereziele als Freelance Operations & HR Coordinator (m/w/d) - Remote bei my vpa GmbH in Home Office

my-vpa GmbH

Home Office

Stellenausschreibung

my-vpa ist seit 15 Jahren Marktführer für deutschsprachige virtuelle Assistenz. Täglich unterstützen unsere VPAs Kunden in unterschiedlichsten Branchen. Unser internes Operations- & HR-Team sorgt dafür, dass Prozesse reibungslos funktionieren, neue VPAs professionell geboardet werden, mit Kunden passend gematcht werden und sowohl Kunden als auch unsere Community sich gut betreut fühlen.

Für unser eingespieltes Job-Sharing-Duo suchen wir eine strukturierte, kommunikationsstarke und serviceorientierte Person, die HR, Operations, Community-Management und leichte Key-Account-Aufgaben gleichermaßen liebt — und keine Scheu hat, aktiv den direkten Kontakt zu suchen. Da wir zu 100% Remote arbeiten, ist die Stelle ideal für dich, falls du im Ausland lebst.

DEINE AUFGABEN

HR / People & Community Management

VPA-Bedarfsplanung, Rekrutierung & Workload-Verteilung
Vorauswahl, Bewertung & Dokumentation von Bewerbungen
Durchführung von Video-Vorstellungsgesprächen
Onboarding & Begleitung neuer VPAs in den ersten Wochen
Offboardings von VPAs, die unsere Community verlassen
Aktives Community- & Happiness-Management für unsere VPAs
VPA-Betreuung in herausfordernden Situationen
Proaktiver Austausch mit VPAs per Chat oder Videocall
Sicherstellung unserer Qualitätsstandards
Ansprechpartner*in für VPAs bei Fragen zum Start, Prozessen oder Aufgaben
Weiterentwicklung unserer internen Academy (Weiterbildungsplattform)

Operations / Customer Support & Task Management

Kundenkorrespondenz über alle Kommunikationskanäle
Aktiver Kundenkontakt durch Videocalls, Telefonate & persönliche Abstimmungen
Bearbeitung von Kundenreklamationen, Task Management & operative Steuerung
Prüfung, Priorisierung und Zuweisung von Kundenaufgaben
Matching von Kunden mit geeigneten VPAs aus der Community
Sicherstellen eines reibungslosen Ablaufs im Tagesgeschäft
Operative Unterstützung der COO bei Kundenbelangen und internen Projekten
Betreuung von Angebotskunden (Key-Account-Aufgaben)

DEIN PROFIL

Must-Have

Erfahrung in HR, Operations, Customer Support oder einer vergleichbaren Rolle
Sehr strukturierte, saubere und konzentrierte Arbeitsweise
Fähigkeit, viele Informationsquellen parallel zu priorisieren
Systemaffinität und schnelle Auffassungsgabe
Umgang mit KI-Anwendungen und dem Google Workspace
Sehr hohe Kommunikationskompetenz, schriftlich wie mündlich
Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
Zuverlässigkeit, Professionalität & ausgeprägte Serviceorientierung
Freude am persönlichen Austausch (Video, Telefon, Meetings)

Nice-to-Have

Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management oder eine vergleichbare Qualifikation
Erfahrung in Remote-/Freelancer-Teams
Key-Account oder Kundenbetreuungs-Erfahrung

UNSER ANGEBOT

100 % Remote-Arbeit, ideal auch für Bewerber*innen im Ausland
Feste Arbeitszeiten innerhalb deutscher Bürozeiten
Enge, persönliche Zusammenarbeit mit der COO in einem kleinen, vertrauensvollen Team
Regelmäßiges Feedback, persönliche Coachings & Weiterentwicklung
Kostenlose Weiterbildungen
Modernes Job-Sharing-Modell mit klarer Aufgabenabstimmung
Intensives Onboarding mit Patenprogramm
Ein motiviertes, wertschätzendes Umfeld
Langfristige, stabile Zusammenarbeit auf Freelancer-Basis

DER BEWERBUNGSPROZESS
Wichtiger Hinweis: Wir berücksichtigen ausschließlich Bewerbungen, die über unser Bewerbungsformular auf unserer Unternehmenswebseite eingereicht werden.

1.) Bewerbung über unsere Webseite: fülle hier https://my-... [Vollständig anzeigen] das Bewerbungsformular inkl. Quiz aus und lade deinen CV hoch.

2.) Wenn’s passt, laden wir dich nach Prüfung deiner Unterlagen zu einem Video-Gespräch mit unserem Recruiting-Team ein.

3.) Danach folgt ein zweites Gespräch mit unserer COO, um dich fachlich und persönlich noch besser kennenzulernen.

4.) Danach erhältst du zeitnah unsere Entscheidung.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Art der Stelle: Vollzeit, Teilzeit, Freie Mitarbeit

Erwartete Arbeitsstunden: mindestens 25 pro Woche

Bewerbungsfrage(n):