DESCRIPTION: Advertising Sales sucht eine außergewöhnliche Executive Assistant zur Unterstützung von zwei Direktoren in einem schnelllebigen und wachsenden Team in München. Diese spannende Rolle erfordert Flexibilität, ein starkes Geschäftsverständnis sowie eine überragende Detailgenauigkeit, den Wunsch zu lernen und einen guten Sinn für Humor.
Die Person in dieser Rolle sollte detailorientiert sein, über solide Organisationsfähigkeiten verfügen und in der Lage sein, enge Fristen einzuhalten und gleichzeitig mehrere Anfragen von globalen Teams zu bearbeiten. Sie sind ein erfahrener Planer, verstehen geschäftliche Prioritäten, zeigen die Fähigkeit, Bedürfnisse zu antizipieren und Verbesserungen voranzutreiben.
Der erfolgreiche Kandidat besitzt die Fähigkeit, komplexe Aufgaben schnell und mit wenig bis gar keiner Anleitung zu erledigen, mit angemessener Dringlichkeit auf Situationen zu reagieren, die eine schnelle Bearbeitung erfordern, und effektive Maßnahmen zu ergreifen, ohne das Gesamtbild kennen zu müssen. Wir suchen jemanden, der motiviert ist, eine nachweisliche Erfolgsbilanz vorweisen kann und in der Lage ist, unter Druck zu arbeiten. Der ideale Kandidat ist selbstbewusst, enthusiastisch, einfallsreich, technisch versiert, zukunftsorientiert und ein kreativer Problemlöser. Er sucht ständig nach Verbesserungsmöglichkeiten und arbeitet an der Entwicklung von Lösungen. Er gibt sich nicht mit dem Status quo zufrieden und ist bestrebt, Prozesse und Programme zu erfinden und zu vereinfachen. Diese Person verfügt über ein hohes Maß an Integrität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen und Professionalität im Umgang mit Führungskräften.
Diese Position arbeitet eng mit einem Team von Executive Assistants zusammen, um wichtige Teamaktivitäten und -projekte zu unterstützen. Die Fähigkeit, selbstständig und kollaborativ mit einem starken Verantwortungsbewusstsein, einer Vorliebe für Handlungen und Kundenorientierung zu arbeiten, wird sehr geschätzt.
Key job responsibilities
Key Responsibilities Include: - Management komplexer Kalender und Priorisierung von Aktivitäten; proaktive Identifizierung und Lösung von Terminkonflikten
- Verwaltung von nationalen und internationalen Reiserouten und Ausgaben
- Verwaltung eingehender und ausgehender Post und Dokumente
- Verwaltung der Logistik, des Caterings, der Unterkünfte und Materialien für Großveranstaltungen (z. B. Off-Sites, All Meetings, Veranstaltungen usw.)
- Planung von Räumlichkeiten für das Team und Erleichterung von Büroumzügen
- Verbesserung der Moral, Unterstützung bei der Anerkennung herausragender Leistungen, Spaß an der Arbeit und Ermutigung anderer, dasselbe zu tun
- Teilnahme an wichtigen Meetings, Verfolgung und Unterstützung der Fertigstellung wichtiger Ergebnisse und Nachverfolgung ausstehender Punkte
- Durchführung von Teamaktivitäten (z. B. Tagesordnungen für Mitarbeiterbesprechungen, wöchentliche Geschäftsberichte, All Meetings und Teambuilding-Veranstaltungen)
- Aufbau starker Partnerschaften mit Geschäftspartnern
- Antizipieren von Herausforderungen und vorausschauende Planung, um langfristige Zeitpläne zu entwickeln und Prioritäten und Fälligkeitstermine für die Teams festzulegen
PREFERRED QUALIFICATIONS: - Mindestens 2-3 Jahre Erfahrung in der Unterstützung auf Führungsebene in einem schnelllebigen Umfeld
- Kreativer Problemlöser
- Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu priorisieren und zu bearbeiten, während die Einhaltung von Fristen und langfristigen Zielen gewährleistet ist
- Wunsch und Fähigkeit, neue Konzepte im Job zu erlernen
- Fähigkeit, in einem sehr unklaren Umfeld zu arbeiten
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