📁 Join Conti Federal Services as Project Administrator in Baumholder!

Conti Federal Services ist ein weltweit führendes Bau- und Ingenieurunternehmen, das einige der anspruchsvollsten Projekte für die US-Bundesregierung realisiert hat. Mit einer über 115-jährigen Geschichte ist Conti Federal auf Katastrophenschutz und -wiederherstellung, klassifizierten und sicheren Bau, kritische Infrastruktur und Umweltsanierung spezialisiert. Wir bieten unseren Kunden erstklassigen Service und bleiben unseren Kernwerten Sicherheit, Integrität und Compliance verpflichtet.

Mit Niederlassungen auf der ganzen Welt ist das Team von Conti Federal stolz auf seine Vielfalt und Inklusion und fördert eine unternehmerische und energiegeladene Atmosphäre. Wir suchen eine/n Kandidaten/in mit einer Macher-Mentalität, der/die unserem wachsenden Team beitreten möchte, das voller grenzenloser beruflicher Möglichkeiten und Karriereentwicklung ist. Wir engagieren uns für die individuelle Karriereentwicklung, indem wir eine herausfordernde und dennoch lernorientierte Kultur anbieten, die darauf abzielt, Mitarbeiter/innen zu halten und innerhalb der Organisation zu fördern.

Wenn Sie einem dynamischen und schnelllebigen Unternehmen beitreten möchten, freuen wir uns darauf, von Ihnen zu hören!

Um mehr über Conti Federal zu erfahren, besuchen Sie bitte http://www.contifederal.com/

General Position Description

Der/Die Project Administrator/in ist verantwortlich für die Sicherstellung, dass die Projektdokumentation einschließlich aller erforderlichen Korrespondenz ordnungsgemäß erstellt und zur einfachen Bezugnahme abgelegt wird. Diese Rolle ist verantwortlich für die Eingabe aller Subunternehmerverträge, Bestellungen und Änderungsaufträge in die ERP- und Projektmanagementsysteme, den Versand an die Subs und Lieferanten und die Sicherstellung, dass diese Dokumente unterzeichnet und zurückgesandt werden. Die Rolle ist auch dafür verantwortlich, dass die entsprechenden Unterlagen vorhanden sind und dem Kunden für eine genaue und rechtzeitige Zahlung vorgelegt werden.

Responsibilities

• Unterstützt das Projektmanagementteam bei der Bearbeitung und Verfolgung von Papierkram, einschließlich Vorlagen, RFIs, Rechnungen, Zahlungsanträgen, Subunternehmervereinbarungen, Bestellungen und Arbeitskostenberichten.
• Nimmt Rechnungen korrekt entgegen, kontiert und gleicht sie ab.
• Stellt sicher, dass das Team alle Forderungen, Mengen, Extras, Änderungsaufträge und Ansprüche korrekt dokumentiert und einreicht, um eine rechtzeitige Rechnungsstellung zu gewährleisten und den Cashflow zu maximieren.
• Finalisiert monatliche Rechnungen mit dem Projektmanager
• Unterstützt die rechtzeitige Erstellung von Einreichungen für Bestandspläne, Gutscheine, Extras und Ansprüche und verfolgt die Einnahmen.
• Führt ein umfassendes und geordnetes Projektarchivsystem. Stellt sicher, dass das Team den Ablageprozess einhält.
• Stellt sicher, dass die gesamte Dokumentation klar, prägnant und genau ist, so dass alle Abteilungen und Mitarbeiter diese Informationen zuverlässig nutzen können.
• Unterstützt die Ausführung der erforderlichen Dokumentation für Kunden), Subunternehmer und für interne Unternehmensverfahren.
• Arbeitet mit der Buchhaltungsabteilung zusammen, um sicherzustellen, dass Aufträge rechtzeitig korrekt im System eingerichtet werden.
• Führt Protokolle von Besprechungen und verfolgt den Status von Maßnahmen mit dem Team
• Unterstützt rechtzeitig den Projekteinreichungsprozess einschließlich Zeichnungen und Zertifizierungen. Stellt sicher, dass alle vom Eigentümer geforderten Informationen rechtzeitig und korrekt eingereicht werden, um Projektverzögerungen zu vermeiden.

Qualifications

• Muss Bürger der Europäischen Union sein.
• Kandidaten mit Wohnsitz in Baumholder, Deutschland, werden bevorzugt.
• Erfahrung mit den RMS- und NAVFACs eCMS-Systemen des Army Corps of Engineers wird bevorzugt.
• Erfahrung mit Bausoftwarelösungen wie Bluebeam zum Markieren von Zeichnungen.
• Verfügt über ein solides Zeitmanagementsystem und weist ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten auf.
• Ausgezeichnete Kenntnisse in MS Office-Produkten (hauptsächlich Word, Excel und PowerPoint).

Alle Bewerber, die ein bedingtes Stellenangebot erhalten, müssen einen Drogentest vor der Einstellung absolvieren und ein negatives Ergebnis als Einstellungsbedingung erhalten.

Conti Federal ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.