Stichworte
Zusammenfassung
Die NEXAVO System GmbH stellt in Leverkusen eine verlässliche Office Managerin (m/w/d) zur Verstärkung des Teams ein. In dieser zentralen Position steuern Sie eigenverantwortlich die Büroorganisation, unterstützen die Geschäftsführung sowie das Projektteam und übernehmen Aufgaben in der vorbereitenden Buchhaltung. Ideal ist die Rolle für Organisationstalente mit Erfahrung in der Administration und einer Affinität zu digitalen Workflows. Auf Sie warten abwechslungsreiche Aufgaben in einem modernen IT-Umfeld mit flexiblen Arbeitszeiten und flachen Hierarchien.
Benefits und Qualifikationen
- Betriebliche Weiterbildung
- Firmenhandy
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
- Mentoring-Programm für Mitarbeiter
- Zusätzliche Urlaubstage
- Vorbereitende Buchhaltung & ISO-Prozesse
Stellenausschreibung
Ihre Rolle
Als Management Assistent (m/w/d) gewährleisten Sie einen reibungslosen, effizienten und professionellen Betriebsablauf. Sie halten der Geschäftsführung sowie den Projektteams den Rücken frei, etablieren klare Ablagestrukturen und schaffen verlässliche Entscheidungsgrundlagen. Diese Funktion ist perfekt für Sie, wenn Sie digitale Tools sicher beherrschen, gerne Verantwortung übernehmen und im technischen Umfeld stets den Überblick behalten.
Ihre Aufgaben
- Effiziente Organisation des Beseitigungs- und Büroalltags (Post, Einkauf, Material, Ablage und allgemeine Administration)
- Entlastung von Geschäftsführung und Projektteams bei Terminen, Analysen und internen Abstimmungen
- Erstellung, Strukturierung und Nachverfolgung von Angeboten, Rechnungen, Verträgen und Präsentationen
- Unterstützung bei ISO-Prozessen, Qualitätsstandards und der Optimierung administrativer Abläufe
- Vorbereitende Buchhaltung, Belegmanagement, USt.-Voranmeldung und Mahnwesen
- Schnittstelle und Ansprechpartner für Kunden, Bewerber, Lieferanten und externe Partner
- Pflege von Stammdaten, Verträgen und digitalen Dokumentationssystemen
- Mitarbeit bei HR-Aufgaben, Onboarding-Prozessen, Reisekostenabrechnungen und Sonderprojekten
Ihr Profil
- Praxiserfahrung im Office Management, der Assistenz, Sachbearbeitung oder Teamkoordination
- Hervorragendes Organisationsgeschick, klare Prioritätensetzung und Begeisterung für den Aufbau moderner Strukturen
- Routinierter Umgang mit MS Office, digitalen Workflows sowie idealerweise Kenntnisse in CRM-, ERP- oder Projektsoftware
- Sorgfältige, selbstständige und diskrete Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
- Kommunikationsstärke, fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine lösungsorientierte Anpacker-Mentalität
Das bieten wir
- Vielseitige Projekte im Umfeld moderner Medien-, Konferenz- und IT-Technik
- Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein starkes, verlässliches Team
- Eigenverantwortung ab Tag eins mit viel Freiraum für eigene Ideen
- Fundierte Einarbeitung, moderne Arbeitsmittel und klare Prozesse in einem wachsenden Unternehmen
- Betriebliche Weiterbildung und individuelles Mentoring-Programm
- Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Optionen und zusätzliche Urlaubstage
- Firmenhandy, kostenfreie Getränke und ein reservierter Mitarbeiterparkplatz