AVI-SPL in Dreieich sucht einen engagierten Service Coordinator (m/w/d) zur Unterstützung des EU Service Teams. In dieser vielseitigen Position sind Sie für administrative Aufgaben zuständig, unterstützen Helpdesk, Vertrieb und Servicetechniker und tragen zur reibungslosen Abwicklung von Serviceprozessen bei. Sie überzeugen durch Ihre dynamische Persönlichkeit, Multitasking-Fähigkeit und Detailgenauigkeit. Wenn Sie eine kundenorientierte Arbeitsweise und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse besitzen, ist dies Ihre Chance. Werden Sie Teil eines erfolgreichen Teams und profitieren Sie von attraktiven Benefits.
Role Summary
Service Coordinator ist ein wesentlicher Bestandteil unseres EU-Servicegeschäfts. Administrative Unterstützung für das Helpdesk-Team, das Vertriebsteam, die Servicetechniker, das Onsite-Service-Team, den Regional Service Manager und die Finanzabteilung.
Unterstützung aller Verwaltungsfunktionen in den verschiedenen Bereichen unserer Abteilung.
Die Rolle erfordert eine dynamische Persönlichkeit; Fähigkeit zum Multitasking, proaktives Handeln, schnelles Denken und ein gutes Auge für Details.
Duties and Responsibilities
Maintenance & support contract and renewals administration
- Pflege eines Servicevertrags-Trackers
- Kommunikation von Informationen über Vertragsverlängerungen und -änderungen nach Bedarf an die Service Delivery Teams und Account Manager
- Nachverfolgung von Angeboten bei den Vertriebsteams zur Ermittlung des Status
- Aktualisierung von Aufzeichnungen / Berichten
Presales support
- Beantwortung von Anfragen zu Wartungs- und Supportangeboten von Vertriebsteams, Helpdesk & Regional Service Manager
- Zusammenarbeit mit lokalen / regionalen Partnern sowie dem Global Deployment Team, um bei Bedarf Angebote zur Unterstützung des Angebots einzuholen
Team Administration
- Verwaltung und Aktualisierung des Schulungs-Trackers des Serviceteams
- Führung eines Trackers für Mitarbeiterurlaub und Rufbereitschaft
- Unterstützung bei der Berechnung von Überstunden
General Administration
- Unterstützung des Teams bei Rechnungen, Bestellungen und Abrechnungen im ERP-System (derzeit SAGE)
- Pflege und Aktualisierung des Ablagesystems auf Sharepoint
- Unterstützung des Serviceteams bei RMAs und Produktreparaturen
- Erstellung von Willkommens- / 1-Jahres-Garantie- und Verlängerungsschreiben und Versand per E-Mail an Kunden
- Führung eines Trackers für Ersatzteile und Leihgeräte
- Erstellung monatlicher Berichte nach Bedarf (intern und extern)
- Pflege aller erforderlichen Berichte / Tracker
- Administrative Vertretung für andere Servicefunktionen, Verträge & On-Boarding
- Allgemeine administrative Unterstützung
- Alle anderen Aufgaben, die vom Management gemäß QMS zugewiesen werden.
Benefits:
-
- 30 Tage Urlaub
- zusätzliches jährliches Gesundheitsbudget
- Rabatte für Online-Optiker
- Rabatte für Produkte und Dienstleistungen auf einem Online-Portal
- JobRad
- Deutsch- und Englischkurse
Ideal Candidate
Der ideale Kandidat für diese Position ist in der Lage, selbstständig zu denken und zu arbeiten und die erforderlichen Fristen einzuhalten. Sie sind in der Lage, effektiv mit Mitarbeitern, Kunden und Kollegen zu interagieren und die Fähigkeit zu demonstrieren, mehrere Aufgaben / Projekte erfolgreich zu bearbeiten. Weitere Merkmale sollten Detailgenauigkeit, Genauigkeit bei der Dateneingabe, ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie gute Problemlösungsfähigkeiten sein. Sie müssen ein stark kundenorientiertes Ethos haben und gut im Team arbeiten.
Sie müssen sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift haben.
Location:AVI-SPL Deutschland GmbH Dreieich
Working Hours: This role is a 40-hour week, Monday to Friday. Typical daily hours will be
08.00 - 17.00 or 09.00 – 18.00