Jetzt als Persönliche Assistenz der Geschäftsleitung als weitgehend Remote/Online Job bei Mental Health Support Solutions GmbH durchstarten – Arbeitsort Hamburg

Stellenausschreibung

Persönliche Assistenz der Geschäftsleitung als weitgehend Remote/Online Job (w/m/d)

Mental Health Support Solutions GmbH ist der führende Experte für die psychologische Versorgung in der maritimen Industrie, einschließlich der Schifffahrts-, Kreuzfahrt- und Yachtbranche, und bietet Unterstützung für Menschen an Bord von über 6000 Schiffen sowie für das Büropersonal an Land. Seit 2018 haben wir unsere Präsenz weltweit ausgebaut und unser Team von Fachleuten erweitert.

Zur Unterstützung unserer Geschäftsleitung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n persönliche/n Assistent/in in Teilzeit. Die Rolle beinhaltet die Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben und täglichen Anforderungen.

Die Assistentin/der Assistent ist für die Koordinierung der Kommunikation und der Termine zuständig, einschließlich der Planung und Organisation von Meetings. Sie wird auch bei der Vorbereitung von Geschäftsunterlagen helfen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen verfügbar und gut organisiert sind. Darüber hinaus werden Sie für die Korrespondenz für die Führungskräfte übernehmen, einschließlich der Beantwortung von E-Mails und Postsendungen. Dies erfordert starke Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, professionell und effizient zu arbeiten.

Weitgehend remote zu arbeiten bedeutet, dass Sie sowohl von zu Hause als auch im Büro arbeiten können, was Flexibilität und Anpassungsfähigkeit erfordert. Für einige Aufgaben, wie z.B. Botengänge, müssten Sie in Hamburg sein, so dass es sich hier nur um einen weitgehenden Remote-Job handelt.

Zunächst wird die wöchentliche Arbeitszeit bei 20 Stunden liegen. Im Verlauf der Zeit besteht die Möglichkeit einer Erhöhung je nach Arbeitsaufwand.

Wir sind ein Team von jungen Fachleuten, die dynamisch, enthusiastisch und fleißig sind. Wir legen hohen Wert auf ein gesundes und respektvolles Arbeitsumfeld. Wir suchen jemanden, der unsere Werte und unsere Leidenschaft für die Psychologie und die Seefahrt teilt.

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Deine Aufgaben:

• E-Mail-Korrespondenz
• Kalenderverwaltung
• Planung von Terminen
• Reisekoordination mit Unterstützung des Reiseteams
• Vereinbarung von Kundengesprächen
• Tägliche Updates
• Fristenmanagement
• Vorbereitung und Nachbereitung von Projekten
• Begleitung von Projekten
• Controlling-Aufgaben
• Personalanfragen und Vorbereitung von Meetings
• Dokumentenmanagement
• Recherche
• Berichterstattung
• Eventplanung
• Protokollführung
• Botengänge

Dein Profil:

• Berufserfahrung: Vorzugsweise mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Managementkenntnisse: Verständnis von Managementprinzipien und -praktiken, einschließlich Planung, Organisation, Führung und Kontrolle. Fähigkeit, Managementstrategien wirksam umzusetzen und zu überwachen.
• EDV -Kenntnisse: Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, speziell in Microsoft PowerPoint, Word und Excel. Wünschenswert sind zusätzliche Kenntnisse im Umgang mit Visualisierungstools wie Miro oder Visio.
• Arbeitsweise: Sie verfügen über eine strukturierte Arbeitsweise, ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, soziale Kompetenz, Selbstständigkeit und Belastbarkeit.
• Lernbereitschaft: Bereitschaft, sich in neue Arbeitsbereiche und neue Arbeitsmittel (z.B. neue Software) selbständig einzuarbeiten.
• Persönlichkeit: Energisch, organisiert, zuverlässig, vielseitig, hoch motiviert und authentisch.
• Teamfähigkeit: TeamplayerIn, der/die bereit ist, in einem Umfeld zu arbeiten, in dem Sie ständig lernen und sich an verschiedenen Rollen und Aufgaben versuchen.
• Empathie: Einfühlsam, mitfühlend und Interesse an der Arbeit in einem nicht traditionellen Umfeld.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Was wir bieten:

• Eine starke Unternehmenskultur, die sich durch Teamgeist, Empathie, Respekt, Vertrauen, Courage und Innovation auszeichnet.
• Ein Feedback-freundliches Umfeld.
• Unterstützung bei der persönlichen Entwicklung.
• Flexible Arbeitszeiten und fast vollständige Remote-Arbeit.
• Eine überdurchschnittliche Bezahlung.
• Die Möglichkeit, mit einer neuen Nische der Psychologie in Berührung zu kommen.

Sie werden die Gelegenheit haben, unsere Arbeitskultur, Ethik und Arbeitsweise kennenzulernen. Dabei werden Sie eine Menge lernen und hoffentlich können auch wir von Ihnen lernen und einen positiven Einfluss auf das Leben der Menschen haben, die sich auf uns verlassen.

Wir bemühen uns, einen integrativen Arbeitsplatz zu schaffen,