Verändere deine Karriere als Teamassistenz (m/w/d) bei Qualitäts und UnterstützungsAgentur Landesinstitut für Schule in Soest

In der
Qualitäts- und UnterstützungsAgentur –
Landesinstitut für Schule (QUA-LiS NRW)

ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle für

e ine Teamassistentin oder einen Teamassistenten (m/w/d)
im Aufgabenfeld Leitungsunterstützung
(bis Entgeltgruppe 8 TV-L*) zu besetzen.

• Die Einstellung erfolgt entsprechend der Erfüllung der persönlichen und fachlichen Voraussetzungen sowie der übertragenen Tätigkeiten anhand der Entgeltordnung zum TV-L voraussichtlich zunächst in EG 6 TV-L. Nach einer entsprechenden Einarbeitungszeit und Übertragung sämtlichen Aufgaben kann eine Eingruppierung in EG 8 TV-L erfolgen, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt werden.

Die QUA-LiS NRW ist eine nachgeordnete Einrichtung des Ministeriums für Schule und Bildung des Landes NRW mit bildungspolitischen Aufgaben. Ihre Kernaufgabe ist die Qualitätsentwicklung und Qualitätssicherung von Schulen und Unterricht. Mehr zu den Aufgaben der QUA-LiS finden Sie unter www.qua-lis.nrw.de.

Die Stelle umfasst insbesondere folgende Aufgaben:

• Terminkoordinierung, - absprachen, -überwachung (Terminverwaltung)
• Formgerechte Erstellung von Verwaltungsschreiben, Vorlagen sowie weiterer Schriftstücke
• Kommunikation (schriftlich und mündlich) mit dem Ministerium für Schule und Bildung NRW sowie mit sonstigen Einrichtungen
• Unterstützung im Bereich der Arbeits- und Ressourcenplanung und des Controllings
• Unterstützung der Leitung des Instituts bei der Wahrnehmung arbeitsbereichsübergreifender Koordinierungsaufgaben
• Aufbereitung, Umsetzung von Informationen für Präsentationen im Rahmen von Dienstbesprechungen
• Durchführung von Recherchen und das Einholen von Informationen sowie inhaltliche Abstimmungen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Gesprächen, Terminen und Reden
• Zusammenstellung von Unterlagen sowie Dokumentation von Arbeitsprozessen und Arbeitsergebnissen
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
• Mittelplanung, -verwaltung und -kontrolle im Aufgabenfeld
• Datenbankpflege und Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Reports, Registratur
• Betreuung von Besucherinnen und Besuchern sowie Gästen
Weitere Servicedienstleistungen (z.B. Wiedervorlagen, Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten, Bearbeitung und Weiterleitung des Postein- und ausgangs) für die Hausleitung

Fachliches Anforderungsprofil:

• Abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Büromanagement, Bürokommunikation, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte) oder
• abgeschlossene Ausbildung in der öffentlichen Verwaltung (ehemaliger mittlerer nichttechnischer Verwaltungsdienst, Verwaltungsfachangestellte/r, erfolgreicher Abschluss des Angestelltenlehrgangs I) oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich büroorganisierenden Verwaltung
• Berufserfahrung in herausgehobenen Bürosituationen oder Vorzimmern ist von Vorteil
• sicherer Umgang mit Informations- und Kommunikationstechnologien, insbesondere MS Office (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationssoftware) sowie Geschäftssoftware (Buchungen, Terminkoordination), Internet bzw. Intranet sowie Datenbanken
• Sicherheit im Verfassen von Texten
• Erfahrung im Bereich Arbeits- und Ressourcenplanung sowie Controlling ist vorteilhaft
Kenntnisse im Haushaltsrecht des Landes NRW bzw. Bereitschaft, sich entsprechende Kenntnisse anzueignen.

Persönliches Anforderungsprofil:

• Eigeninitiative
• ausgeprägte Fähigkeit zur Organisation und zur Strukturierung von Prozessen und Abläufen
• Fähigkeit zum sicheren, aber höflichen und umsichtigen, zugewandten Umgang mit Gästen sowie anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
• Kooperationsvermögen auch im Kontext unterschiedlicher Akteurs- und Bezugsgruppen
• hohe Teamfähigkeit
• Fähigkeit, Arbeiten gut zu strukturieren/zu organisieren und termingerecht zu erledigen
• Fähigkeit komplexe Termine und Abläufe vorausschauend zu planen
• besondere Verschwiegenheit und Zuverlässigkeit
• hohe Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit
• Flexibilität und Bereitschaft sich in neue Aufgabenbereiche einzuarbeiten
• Genderkompetenz
interkulturelle Kompetenz

Wir bieten Ihnen:

• einen interessanten, zukunftssicheren und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
• ein motiviertes Team, das sich schon auf Ihre Mitarbeit freut,
• die Möglichkeit zu Fort- und Weiterbildungen in allen zum Tätigkeitsfeld gehörenden Bereichen,
• eine gründliche und qualifizierte Einarbeit