Beschreibung des Unternehmens
Die ODDO BHF SE zählt zu den führenden Adressen der unabhängigen Privatbanken Deutschlands. Unsere Kunden sind sehr vermögende Privatanleger, vorwiegend mittelständische Unternehmen sowie institutionelle Investoren. Wir haben uns der professionellen und individuellen Beratung verschrieben. An unsere Mitarbeiter stellen wir die hohe Anforderung, dass sie mit ihrem Arbeitsbeitrag und ihrer Persönlichkeit dieser Maxime entsprechen.
Stellenbeschreibung
Aufgaben
Als Assistenz (m/w/d) verstärken Sie unser Team in der ODDO BHF Stiftung. Die Tätigkeit ist unbefristet und in 50% Teilzeit in unserem Headquarter in Frankfurt am Main zu leisten.
Wir suchen eine engagierte Assistenzkraft, die vielfältige administrative Aufgaben übernimmt und dabei ein hohes Maß an Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit zeigt.
- Sekretariatstechnische/organisatorische Unterstützung der Geschäftsführerin
- Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von (Event-) Marketingmaßnahmen, Kundenveranstaltungen
- Anfragenmanagement: Kommunikation mit Antragstellenden und internes Tracking von Anträgen
- Fördermanagement: Erstellung und Versand von Bescheiden sowie Veranlassung von Auszahlungen
- Terminmanagement: Koordination von Vorstandssitzungen inklusive Versand von Einladungen sowie Nachbereitung und Ablage von Unterlagen
- Finanzmanagement: Prüfung eingehender Rechnungen, Veranlassung von Auszahlungen, Kommunikation mit Buchführungsdienstleister, Internes Tracking von Ein- und Ausgaben, Ablage für Geschäfts- und Depotkonto sowie Mitarbeit beim Jahresabschluss mit Wirtschaftsprüfer
- Büromanagement: Verwaltung von Visitenkarten, Organisation von Raumreservierungen, Allgemeine Ablage und Korrespondenzführung
- Reisekostenabrechnungen: Abrechnung der Reisekosten für die Geschäftsführung und projektbezogene Reisen
Anforderungsprofil
Anforderungen - Erfolgreich abgeschlossenen kaufmännische Ausbildung oder Studium
- Einschlägige Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise auf Bereichsleitungsebene
- Erste Erfahrung im International Banking Geschäft einer Bank wünschenswert
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) und gute Kenntnisse von E-Mail-Marketingtools für Newsletter etc.
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, intern und im täglichen Kundeneinsatz, weitere Sprachkenntnisse wünschenswert
- Freundlich, aufgeschlossen, vertrauensvoll und verbindlich
- Sicheres Auftreten gegenüber Führungskräften und Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern sowie Kundinnen/Kunden
- Absolut zuverlässige und sorgfältige Erledigung der anfallenden Arbeiten auch in komplexen, zeitlich anspruchsvollen Situationen
- Sehr selbstständige, umsichtige, vorausschauende/eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Sehr gutes Organisationstalent und Koordinationsfähigkeiten
- Exzellentes Teamverhalten
Ansprechpartnerin Frau Sabine Fein