Stichworte
Zusammenfassung
Newmark sucht einen engagierten Facilities Coordinator für den Standort Deutschland. In dieser abwechslungsreichen Position sind Sie für den reibungslosen Ablauf des Front-of-House-Bereichs und der Büroaktivitäten verantwortlich. Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit Dienstleistern, unterstützen das Facility Management und tragen zur Einhaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Compliance-Richtlinien bei. Wenn Sie über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, IT-Kenntnisse und eine Leidenschaft für die Schaffung eines sicheren und effizienten Arbeitsumfelds verfügen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Werden Sie Teil eines modernen, mitarbeiterorientierten Unternehmens mit attraktiven Benefits.
Benefits und Qualifikationen
- Wettbewerbsfähiges Gehalt
- Bonus
- Modernes Arbeitsumfeld
Stellenausschreibung
KERNVERANTWORTLICHKEITEN:
Front-of-House & Bürobetrieb
- Empfang und Registrierung von Besuchern, Verwaltung von Zugangsberechtigungen und Sicherstellung der Information der Besucher über Sicherheitsprotokolle.
- Bearbeitung eingehender Anrufe, Weiterleitung von Anfragen und Führen von Aufzeichnungen über tägliche Bürobesuche und Zugangsprotokolle.
- Verwaltung des Empfangsbereichs, Koordination von Post-/Kurierzustellungen und Sicherstellung, dass die Abholzeiten mit den internen Richtlinien übereinstimmen.
- Primärer Ansprechpartner für alle bürobezogenen Bedürfnisse und Koordination mit internen Abteilungen (z. B. HR, IT, Sicherheit).
- Administrative Unterstützung des Asst. Facility Managers und der Vorgesetzten der Facility Operations.
Einrichtungs- und Lieferantenkoordination
- Unterstützung bei der Implementierung und Aufrechterhaltung von Facility Management-Prozessen in Übereinstimmung mit globalen Standards.
- Zusammenarbeit mit Lieferanten und Auftragnehmern für routinemäßige Wartung, Reparaturen und Dienstleistungen.
- Protokollierung und Verfolgung aller Betriebs- und Wartungsaktivitäten über FMIS oder gleichwertige Systeme.
- Unterstützung des Global FM-Teams bei der Datenerfassung für Dashboards und Berichte.
- Unterstützung anderer Facility-Mitarbeiter bei der Durchführung und Organisation interner und gebäudeübergreifender Umzüge. Beteiligung an der Kommunikation und Koordination mit Umzugsunternehmen, Lieferanten und anderen internen/externen Mitarbeitern bei Bedarf. Fungiert als Backup-Verbindung zu anderen internen Supportgruppen.
- Abrufen von Versicherungsbescheinigungen von Lieferanten und Führen einer aktiven Datenbank.
- Unterstützung bei der Einleitung von Bestellungen auf Wunsch des Managements oder anderer beteiligter Parteien.
- Kodierung und Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, Eingabe von Rechnungen in das Buchhaltungssystem und Monatsendabstimmung.
Gesundheit, Sicherheit & Compliance
- Fungiert als Koordinator für Gesundheit & Sicherheit (nach Schulung) und unterstützt EHS-Aktivitäten, Kommunikation und Durchsetzung von Richtlinien.
- Durchführung oder Teilnahme an regelmäßigen Sicherheitsinspektionen und Risikobeurteilungen.
- Identifizierung von Sicherheitsproblemen, Benachrichtigung von Vorgesetzten und Verfolgung von Korrekturmaßnahmen.
- Führung von Dokumentationen in Bezug auf Besuchersicherheit, Lieferanten-Compliance (z. B. IMSS/SUA-Dokumentation) und Vorfallmeldung.
- Koordination mit dem Arbeits- und Gesundheitsschutzausschuss und Teilnahme an Untersuchungen und Präventivmaßnahmen.
Zusätzliche Verantwortlichkeiten
- Verantwortung und Verwaltung interner Kommunikationskanäle (z. B. Slack) für Facility-Updates und -Benachrichtigungen.
- Kontinuierliche Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung der Arbeitsplatzsicherheit, des Komforts und der betrieblichen Effizienz.
- Unterstützung des Managements bei der Erstellung und Entwicklung des jährlichen Betriebsbudgets.
- Zusammenarbeit mit dem Facility Management, um die Fertigstellung aller zugewiesenen Sonderprojekte sicherzustellen.
KOMPETENZEN, AUSBILDUNG UND ERFAHRUNG:
- Hervorragende Kundenorientierung
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Flexibel und energiegeladen
- Anwesenheit vor Ort während der Arbeitszeiten
- Gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
- IT-Kenntnisse (MS Suite einschließlich Teams, Google Suite und macOS)
- Frühere Schulungen zum Thema Arbeits- und Gesundheitsschutz sind ein Plus
ARBEITSUMFELD:
- Wettbewerbsfähiges Gehalt
- Ermessensabhängiger Bonus
- Modernes Arbeitsumfeld
- Unterstützendes und kundenorientiertes Umfeld
- Teambildende Aktivitäten
- Sicherheitskultur