💼 Motivierter Office Administrator (Part Time FTC) gesucht bei Smartly.io in Berlin

Smartly.io sucht für den Standort Berlin einen zuverlässigen und serviceorientierten Office Administrator (m/w/d) für 30 Stunden pro Woche. In dieser zentralen Rolle steuern Sie eigenverantwortlich den täglichen Bürobetrieb und fungieren als erster Ansprechpartner für Mitarbeiter, internationale Gäste sowie externe Dienstleister.

Da unser Berliner Büro sowohl lokale als auch internationale Teams betreut, agieren Sie verhandlungssicher in Deutsch und Englisch. Während Englisch die interne Hauptsprache ist, nutzen Sie Ihre exzellenten Deutschkenntnisse für die Abstimmung mit Dienstleistern, dem Gebäudemanagement und örtlichen Behörden.

Standard & Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealweise 2–3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, am Empfang oder in einer ähnlichen administrativen Funktion
• Erfahrung in der professionellen Betreuung von nationalen und internationalen Gästen
• Nachweisbare Praxis in der Steuerung externer Dienstleister und Lieferanten
• Fundierte Kenntnisse im Bereich Materialwirtschaft, Einkauf und Bestandsverwaltung
• Erfahrung in der Überwachung von Büro-Budgets und Betriebsausgaben
• Routine in der Abwicklung des Postein- und -ausgangs sowie allgemeiner Verwaltungsaufgaben
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office oder Google Workspace; Slack-Kenntnisse sind von Vorteil
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Stärken & Persönlichkeit

• Ausgeprägte Serviceorientierung und Gastgebermentalität
• Freundliches, selbstbewusstes und professionelles Auftreten
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise mit klarem Prioritätenmanagement
• Hands-on-Mentalität und Multitasking-Talent
• Zuverlässigkeit, Initiative und Verantwortungsbewusstsein
• Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Team

Aufgabenbereich Office Operations

• Sicherstellung eines effizienten und reibungslosen täglichen Büroablaufs
• Verwaltung von Büromaterialien, Inventar und Geräten inkl. Nachbestellung
• Koordination von Lieferanten und Catering-Dienstleistern
• Überwachung der Lagerbestände und rechtzeitige Nachbestellung
• Schnittstelle zu externen Dienstleistern und dem Gebäudemanagement
• Organisation und Umsetzung von internen Firmenevents sowie Kundenveranstaltungen
• Unterstützung bei der Budgetplanung und Nachverfolgung der Betriebsausgaben

Empfang & Workplace Experience

• Erster Ansprechpartner vor Ort zur Gewährleistung einer einladenden Büroatmosphäre
• Professioneller Empfang und Betreuung von Besuchern
• Verwaltung der Schlüssel und Zutrittsberechtigungen
• Bearbeitung der Post und Abwicklung von Lieferungen
• Organisation interner Meetings und Unterstützung im Büroalltag
• Planung und Durchführung von Mitarbeiter- und Kundenevents in Abstimmung mit dem Workplace-Team

Basis-IT-Support

• Aushändigung von Laptops und Mobiltelefonen an neue Mitarbeiter
• Koordination von Geräteaustausch und -rückgaben
• Enge Zusammenarbeit mit dem IT-Team zur Pflege der Inventarlisten

Über Smartly.io

Smartly.io ist die führende KI-gestützte Plattform für Werbetechnologie, die Werbeerlebnisse für globale Marken transformiert. Unsere Plattform verbindet Medien, Creative und Intelligence, um jährlich über 800 Milliarden Impressions zu steuern und messbare Geschäftserfolge zu erzielen.

Als Branchenführer steuern wir Creative und Media für über 700 Marken weltweit mit einem Werbevolumen von 6 Milliarden US-Dollar auf Plattformen wie Facebook, Google, Instagram, Pinterest, Snap und TikTok. Unser internationales Team umfasst mehr als 750 Experten aus über 60 Nationen in 13 Ländern, die gemeinsam eine inklusive und wertschätzende Arbeitskultur gestalten.