🏢 Verwaltungsfachkraft (m/w/d) Schulen – Stadt Leipzig sucht Verstärkung!

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Amt für Schule mehrere Schulsachbearbeiter/-innen (m/w/d).

Das Amt für Schule ist Träger der kommunalen Schulen der Stadt Leipzig und damit zuständig für Schulangelegenheiten, wie die Schulnetzplanung, den Schulhausbau, die Werterhaltung und Bewirtschaftung von Schulgebäuden, die Schulpflichtüberwachung oder die Schülerbeförderung. Es integriert unter anderem das Schulmuseum, das Schulbiologiezentrum, die Schola Cantorum, die Schulbibliothekarische Arbeitsstelle mit den Schulbibliotheken und Leseräumen an den Schulen sowie den Fachbereich Horte. Zum Amt gehören ebenso die Schulsachbearbeiter/-innen, die im Schulsekretariat maßgeblich zur Funktionsfähigkeit der jeweiligen Schule beitragen, als wertvolle erste Ansprechpartner/-innen fungieren und an der Außenwirkung der Schule beteiligt sind.

• eigenständige Erledigung und Beantwortung sämtlicher schulinterner und -externer Anfragen

• gesamte Terminkoordination einschließlich selbstständiger Besucherorganisation und Sicherstellung eines lückenlosen Informationsflusses zwischen allen Akteurinnen und Akteuren in und um die Schule

• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Schreibarbeiten, Aktenverwaltung, Erteilung von Auskünften sowie Telefonvermittlung, Aktenverwaltung und Botengänge

• Bearbeitung von Vorgängen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens, zum Beispiel Rechnungsbearbeitung, Überwachung und Nachweisführung der Haushaltsmittel sowie Führung des Handkassenvorschusses

• Bedarfsermittlung, -planung, -anmeldung sowie Verwaltung der Büro- und Verbrauchsmittel sowie der Lehr- und Unterrichtsmittel

• Auftragserteilung und Kontrolle von Lieferungen und Leistungen, einschließlich Reklamationsbearbeitung

• Schulbesuchspflichtüberwachung seitens der Schule

• Durchführung der Anmeldeverfahren für neue Schüler/-innen

• Bearbeitung von Schülerangelegenheiten wie An- und Abmeldungen, Führung der Schülerdatei, Ausstellung von Schulbescheinigungen im Schulverwaltungsprogramm Sax-SVS (Schulmodul), Vorbereitung von Schuluntersuchungen, Erstellung von Zeugnisabschriften und Bearbeitung von Anträgen zur Schülerbeförderung

• Mitwirkung bei Inventur- und Archivarbeiten

• Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/-r, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Kauffrau/ Kaufmann für Bürokommunikation beziehungsweise Büromanagement, Bürokauffrau/ Bürokaufmann, Rechtsanwaltsfachangestellte/-r, Industriekauffrau/ Industriekaufmann mit praktischer Erfahrung im Bereich Büroorganisation sowie im Umgang mit Bürger/-innen beziehungsweise Kundinnen/ Kunden

• anwendungssichere Kenntnisse und Erfahrungen mit arbeitsplatzbezogener PC-Software (unter anderem Textverarbeitung, Tabellenkalkulation)

• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und sichere orthografische Kenntnisse

• sicheres und korrektes Auftreten gegenüber Lehrkräften, Eltern, Schüler/-innen und Bediensteten anderer Ämter und Institutionen

• pädagogisches Geschick im Umgang mit Schülerinnen und Schülern

• interkulturelles Verständnis

• sehr gute organisatorische und koordinierende Fähigkeiten

• Bereitschaft zum täglichen Dienstbeginn um 7:00 Uhr

• Impfschutz/ Immunität gegen Masern

• mehrere unbefristete Stelle/-n in Vollzeit (entspricht 39 Stunden für Tarifbeschäftigte) oder Teilzeit

• ein jährliches Einstiegsgehalt zwischen 41.171 Euro und 46.016 Euro brutto entsprechend der Bewertung nach Entgeltgruppe 7 TVöD (Werte entsprechen einer Ausübung der Stelle in Vollzeit einschließlich der Jahressonderzahlung)

• eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung

• flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, tageweise im Homeoffice zu arbeiten

• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr

• vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten sowie zusätzlich drei Tage Bildungsförderung im Kalenderjahr

• ein bezuschusstes Job-Ticket der Leipziger Verkehrsbetriebe sowie die Möglichkeit des JobRad-Leasings

• Mental Health Maßnahmen im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung

• eine individuelle, auf Ihre Kompetenzen abgestimmte Einarbeitung

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

• Bewerbungsschreiben

• tabellarischem Lebenslauf

• Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation

• Kopien von qualifizierten Dienst-/ Arbeitszeugnissen/ Beurteilungen/ Referenzschreiben

• Nachweis über den Erhalt zweier Masernschutzimpfungen oder Masernimmunität (erforderlich ab Geburtsjahrgang 1971)

Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren und geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 1063 an

Fragen zu den Arbeitsinhalten beantwortet Ihnen gern Frau Katja Rahnefeld, Sachgebietsleiterin, unter der Telefonnummer 0341 123-1228. Für Fragen zum Auswahlverfahren und zu den allgemeinen Rahmenbedingungen steht Ihnen Katharina Puik, Recruiterin, unter der Telefonnummer 0341 123-2743, zur Verfügung.

Ausschreibungsschluss ist der 13. Juni 2025.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Unsere Arbeit ist geprägt von einem respektvollen, verantwortungsbewussten und ergebnisorientierten Handeln – im Einklang mit unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit. Gesellschaftlich relevante Aufgaben, wie etwa Familien- oder Pflegeverantwortung oder ein Ehrenamt, werden als Erfahrung berücksichtigt, sofern sie für die konkrete Aufgabe relevant sind.

https://www.leipzig.de/leitlinien-fuehrung-zusammenarbeit/