🌍 Engagierter Programme Associate (Family Assistance Programme) für IOM in Berlin

RESPONSIBILITIES

• Effizientes und effektives Management von Visaanträgen zur Familienzusammenführung und Krankenakten, einschließlich der Registrierung neu eingegangener Listen mit Terminen zur Familienzusammenführung und der Erstellung neuer Fallakten in Dynamics 365 (Dateneingabe).
• Korrekte Eingabe von Daten in die FAP-Fallmanagementsoftware, Überprüfung zuvor eingegebener Informationen wie biografische und Familieninformationen und, falls erforderlich, Scannen, Fotokopieren, Anhängen und Ablegen von Dokumenten, Übersetzen von Dokumenten und Fotografieren von Antragstellern gemäß den festgelegten Standard Operating Procedures (SOPs).
• Sicherstellung, dass das FAP-Fallmanagementsystem bei Bedarf mit Antragsdaten, biografischen und anderen sensiblen Informationen wie Interviewterminen, durchgeführten Aktivitäten, medizinischen Daten und Akteneinreichung aktualisiert wird. Aufrechterhaltung eines hohen Kenntnisstandes in der Verwendung interner IOM-Softwareplattformen; Eingabe der erforderlichen Antragstellerdaten, Hinterlegung der Antragsdokumente in der erforderlichen Reihenfolge in den von IOMDesignated Ordnern für Antragsteller zur Vorlage bei der Botschaft.
• Bereitstellung genauer Informationen für die Begünstigten in einer zeitnahen Weise, einschließlich der Verteilung von Informationsblättern und Checklisten für Visabestimmungen; Unterstützung bei Telefon- und E-Mail-Anfragen von Begünstigten (einschließlich Anforderungen für die Einreichung von Visumanträgen) und Unterstützung bei der Information der Begünstigten über Änderungen der Visabestimmungen oder Einreichungsverfahren.
• Unterstützung und Anleitung von Migranten beim Ausfüllen des Visumantragsformulars gemäß den Checklisten und Durchführung von Vollständigkeitsprüfungen aller Unterlagen vor ihrem Visumtermin aus der Ferne, Ausfüllen der Fragebögen, falls erforderlich.
• Call-Center-Service: verantwortlich für die Kontaktaufnahme mit Familien und Hauptantragstellern, um Fragen zu beantworten und aus der Ferne Anleitungen zum Ausfüllen von Formularen, Visabestimmungen und allgemeine Informationen zu geben.
• Unterstützung bei der Kontaktaufnahme mit Begünstigten in Ländern, in denen das Projekt nicht präsent ist, um Informationen über die Verfahren zur Beantragung eines Visums zur Familienzusammenführung an Inhaber von subsidiärem Schutz und ihre Familien weiterzugeben.
• Bieten Sie den Begünstigten jederzeit exzellente Servicestandards und ein hohes Maß an Genauigkeit unter Verwendung der internen IOM-Software.
• Demonstrieren Sie ein tiefes Verständnis der FAP-SOPs sowie die Fähigkeit, während aller Interaktionen mit Antragstellern, Kollegen und externen Stakeholdern professionell, unparteiisch und unvoreingenommen zu bleiben. .
• Wahren und gewährleisten Sie die Vertraulichkeit aller FAP-bezogenen Angelegenheiten und Informationen, indem Sie die Operationen in Übereinstimmung mit Richtlinien, Anweisungen, IOM-Verhaltensstandards und Datenschutzbestimmungen durchführen. Melden Sie dem Management jede Nichteinhaltung der SOPs oder Verhaltenskodizes durch andere Mitarbeiter.
• Ergreifen Sie aktive Maßnahmen zur Eindämmung von Betrug und Fehlverhalten und zur Überwachung der Integrität von Aufzeichnungen, die individuelle Daten enthalten; und,
• Führt alle anderen zugewiesenen Aufgaben aus.