Thermo Fisher Scientific Inc., ein weltweit führendes Unternehmen im Dienste der Wissenschaft mit einem Jahresumsatz von rund 40 Milliarden US-Dollar, sucht Verstärkung für seinen Standort in Bremen. Werden Sie Teil unserer Mission, die Welt gesünder, sauberer und sicherer zu machen! Wir unterstützen Kunden in der biowissenschaftlichen Forschung, bei komplexen analytischen Herausforderungen, der Produktivitätssteigerung in Labors und der Entwicklung lebensverbessernder Therapien. Unser globales Team von über 100.000 Mitarbeitern bietet innovative Technologien und umfassende Dienstleistungen unter bekannten Marken wie Thermo Scientific, Applied Biosystems, Invitrogen, Fisher Scientific, Unity Lab Services, Patheon und PPD.
Unser Forschungs-, Entwicklungs- und Produktionsstandort in Bremen mit ca. 550 Mitarbeitern ist spezialisiert auf "High-End" Mess- und Analyseinstrumente (Massenspektrometer), die weltweit in Forschung und Wissenschaft eingesetzt werden. Unsere innovativen Produkte im Bereich Life Sciences MS, Inorganic MS und Spurenanalytik gehören zu den führenden Produkten auf dem Markt.
Wir suchen für unseren Standort Bremen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen
Administrative Assistant (w/m/d) Operations
Ihr Tag bei uns:
- Recherchieren und Beschaffen von Informationen und Finanzkennzahlen; Analyse und Aufbereitung zur Erstellung von Reports und Präsentationen (meist in Englisch)
- Erfassen und Verarbeiten von Informationen unter Beachtung fachspezifischer Unterlagen (z.B. Erstellen von Unterlagen und Präsentationen mit Grafiken, Übersetzungen)
- Verfassen von Berichten (teilweise in Englisch) nach Vorlagen, Einholen und Ergänzen fehlender Informationen
- Abstimmen und Festlegen von Besuchsterminen und Besprechungen. Planen/Organisieren und Abrechnen von Reisen und Besuchsprogrammen im In- und Ausland. Vereinbaren und Verfolgen von internen Terminen
- Planung und Organisation von Meetings, Erstellung der notwendigen Unterlagen und ggf. Protokollführung
- Erfassen von Geschäftsvorgängen und Erteilen von Auskünften an interne und externe Stellen, Bearbeitung von Anfragen
- Administrative Mitwirkung an Arbeitsaufgaben des Sachgebietes und Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen
- Interne und externe Kommunikation bzgl. Projekten, Besuchen und internen/externen Veranstaltungen
- Anwendung der abteilungsüblichen Kommunikationsmittel und Verwaltungsinstrumente
- Eigenverantwortliches Buchen von Service-Berichten, Stundenverschreibungen u.ä. in SAP und selbstständige Verfolgung fehlender Daten oder offener P/Os
- Einrichten und Betreuen der Ablage (überwiegend online) für besondere Arbeitsgebiete (z.B. Projekte), Klassifikation und Ablage von Dokumenten
- Zusammenstellen und Auswerten von Statistiken bzw. Unterlagen, Anfertigen von Schaubildern und Diagrammen nach Skizzen und Tabellen
- Bearbeitung der Eingangspost, inkl. der Festlegung inhaltlicher und zeitlicher Bearbeitungs-Prioritäten
Ihr Schlüssel zum Erfolg:
Ausbildung
- Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches oder wirtschaftswissenschaftliches (Bachelor)Studium
- Alternativ abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit zusätzlicher Fremdsprachenausbildung und Studium
Erfahrung
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Idealerweise Erfahrungen als Assistenz der Geschäftsleitung oder größerer operativer und rechtlicher Einheiten
- Erfahrungen in der internen und externen Kommunikation, ggf. Medien Erfahrung
Kenntnisse, Fertigkeiten, Fähigkeiten
- Ausgeprägtes Organisationstalent in Bezug auf Veranstaltungen, Events und Team Meetings
- Project Management Fähigkeiten zur Verbesserung der Geschäftsabläufe und Prozesse
- Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit den MS Office Anwendungen
- Kommunikationsstärke und hohe Teamfähigkeit
Das bieten wir Ihnen:
- Einen Arbeitsplatz bei einem innovativen, zukunftsgewandten Arbeitgeber
- Hervorragende Entwicklungs- und Karriereperspektiven in einem global wachsenden Unternehmen
- Attraktive betriebliche Altersvorsorge
- Eine Unternehmenskultur, in der Integrität, Involviert-sein, Intensität und Innovation gelebt werden