Die
Bezirksregierung Münster
sucht
mehrere Mitarbeiterinnen/mehrere Mitarbeiter (m/w/d) für die Registratur in der „Zentralen Anerkennungsstelle für Gesundheitsberufe (ZAG)“
Vor dem Hintergrund des demografischen Wandels und des Fachkräftemangels hat die Landesregierung die Regelungen für berufliche Anerkennungsverfahren in den Gesundheitsberufen reformiert. Die Bezirksregierung Münster ist bereits seit 2020 als „Zentrale Anerkennungsstelle für Gesundheitsberufe“ landesweit tätig. Seit 2021 ist die Bezirksregierung Münster auch für im Ausland erworbene Bildungsabschlüsse in den Pflege- und Gesundheitsfachberufen landesweit zuständig.
Ziel dieser Aufgabenübertragung ist insbesondere, eine zentrale Anlaufstelle für qualifizierte ausländische Fachkräfte zu schaffen und somit den Anerkennungsprozess für alle Antragsstellenden der Pflege- und Gesundheitsfachberufe, die ihre Abschlüsse im Ausland erworben haben, zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Eine sehr gut funktionierende Registratur ist wesentlicher Bestandteil der Tätigkeiten in der Zentralen Anerkennungsstelle für Gesundheitsberufe und unabdingbare Voraussetzung für eine schnelle und effiziente Aufgabenwahrnehmung. Zum 01.03.2023 wurde eine neue Fachsoftware eingeführt, die zugleich die Einführung einer digitalen Aktenführung ermöglicht.
- Vorbereitung der Papiereingänge für den Scanvorgang in der Scanstelle im Dienstgebäude am Domplatz
- Gescannte Vorgänge sortieren; Anlegen und Registrieren von elektronischen Akten
- Akten mit Stammdaten in der Fachsoftware FMS anlegen
- bei kopierenden Scannen Verteilung der Papiereingänge nach Buchstaben
- Bearbeitung von sonstigen elektronischen Eingängen (z.B. per Outlook oder im Dokumentenmanagementsystem DOMEA)
- Dokumente den elektronischen Akten sortieren, Dokumente umbenennen, Metadatenpflege, Postverteilung der elektronisch eingegangenen Post nach Buchstaben
- E-Mails, die zu keiner Personenakte gehören in DOMEA ablegen
- Akten zur Versendung an andere Behörden bzw. zur Akteneinsicht durch Rechtsanwälte vorbereiten
- Aktenablage; Scanvorbereitung von „Alt-Papierakten“
- Betreuung des Funktionspostfaches der Zentralen Anerkennungsstelle für Gesundheitsberufe im Teilbereich der approbierten Heilberufe, insbesondere Verteilung der Eingänge an die zuständige Sachbearbeitung
- Überwachung der Aufbewahrungsfristen
- Sonstige Unterstützungsarbeiten
Der Einsatz erfolgt sowohl in der Scanstelle im Dienstgebäude am Domplatz als auch in den Räumlichkeiten des Dezernates 24 im Sparda-Bank-Gebäude im Zentrum Nord.
Wir erwarten von Ihnen
- eine erfolgreich abgeschlossene verwaltungsbezogene oder kaufmännische Berufsausbildung im Bereich Büro/ Verwaltung, vorzugsweise zum/zur Fachangestellte/n für Medien- und Informationsdienste der Fachrichtung Archiv (m/w/d)
- Interesse an der Digitalisierung von Dokumenten und digitaler Verwaltung
- sichere Kenntnisse und Fertigkeiten im Umgang mit Outlook
- eine zielgerichtete und strukturierte Arbeitsweise
- Fortbildungsbereitschaft, insbesondere im Bereich verwaltungsspezifischer Anwendungsprogramme
- körperliche Belastbarkeit, insbesondere für das Heben und Tragen schwerer Akten
- Mobilität für die erforderlichen Wechsel zwischen den Dienstgebäuden
- eine ausgeprägte Teamfähigkeit
Darüber hinaus ist eine Berufserfahrung - insbesondere im Bereich digitalisierter Aktenablagesysteme - wünschenswert.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Teilzeitbeschäftigung ist möglich.
Der Arbeitsplatz hat die Wertigkeit der Entgeltgruppe 05 Teil II EntgO TV-L.
Die eingehenden Bewerbungen werden einer Vorauswahl unterzogen. Dazu bedarf es aussagekräftiger Bewerbungsunterlagen. Erforderlich sind ein lückenloser tabellarischer Lebenslauf mit Angaben zu Name, Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, telefonischer Erreichbarkeit, Staatsangehörigkeit und das Geburtsdatum, sämtliche Arbeitszeugnisse sowie Kopien aller Zeugnisse über abgelegte Prüfungen/ Fortbildungen.
Ihre Bewerbung richten Sie bitte per Mail bis zum 21.07.2023 an das Postfach ausschreibu... [Vollständig anzeigen] .
Bitte senden Sie nur eine Mail mit nur einer pdf-Datei, in der a