PIMCO, ein global führendes Unternehmen im Bereich Fixed Income, sucht einen Administrative Assistant (m/w/d) zur Unterstützung eines Teams von Investment Professionals in München. Die Rolle umfasst die Planung von Terminen, Reisekoordination, Spesenabrechnung, CRM-Datenbankpflege und Meetingvorbereitung. Gesucht wird eine hochorganisierte und flexible Person mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten und Kenntnissen im Finanzdienstleistungssektor. Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.
PIMCO, ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Active Fixed Income, sucht zur Verstärkung des Teams in München einen engagierten:
Administrative Assistant (m/w/d)
Wir investieren das Kapital unserer Kunden in verschiedene Fixed-Income- und Kreditmöglichkeiten und nutzen dabei unsere jahrzehntelange Erfahrung in komplexen Schuldenmärkten.
Seit 1971 prägen unsere Mitarbeiter unser Unternehmen durch eine leistungsstarke, integrative Kultur, in der wir vielfältiges Denken schätzen. Wir investieren in unsere Mitarbeiter und leben unsere CORE-Werte: Zusammenarbeit, Offenheit, Verantwortung und Exzellenz.
Ihre Aufgaben:
- Proaktive Planung von Terminen und Reiserouten unter Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen und Kalender
- Umfassendes Kalendermanagement, Entgegennahme von Telefonanrufen und Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen
- Koordination von umfangreichen Reisebuchungen: Flüge, Züge, Visa und Hotelunterkünfte. Sicherstellung, dass der Reisende alle relevanten Informationen erhält und die erforderlichen Genehmigungen vorliegen
- Spesenabrechnung mit Concur
- Recherche und andere Sonderprojekte nach Zuweisung durch Investment Professionals
- Pflege der CRM-Datenbank, Pflege von Kontakten in einem konsistenten Format – proaktive Organisation und Pflege eines guten Informationsabrufsystems
- Ansprechpartner: Empfang von Kunden und Besuchern sowie Weiterleitung von Telefonanrufen, Beantwortung im Namen des IP nach Bedarf
- Meeting-Vorbereitung: Sicherstellung, dass die Manager für alle Meetings umfassend mit der relevanten Korrespondenz/Papieren informiert sind. Öffnen von Zoom-Anrufen/Meetings und Sicherstellung, dass die Meetingräume im Voraus vorbereitet sind
- Ad-hoc-Projekte zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen
Anforderungen:
Diese Position erfordert eine hochorganisierte und flexible Person, die in einem schnelllebigen Umfeld mit einem konstant hohen Arbeitsvolumen arbeitet. Bitte reichen Sie Ihren Lebenslauf auf Englisch ein.
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sind für diese Rolle unerlässlich
- Erfahrung in einem schnelllebigen, globalen Umfeld
- Kenntnisse des Finanzdienstleistungssektors mit einem klaren Verständnis der Branche sind von Vorteil
- Zeiteinteilung und Flexibilität
- Ausgezeichnete Detailgenauigkeit
- Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich
- Fähigkeit, Aufgaben und Arbeitsbelastung zu priorisieren
- Fähigkeit, effektiv mit Führungskräften zusammenzuarbeiten
- Starke Projekt- und Zeitmanagementfähigkeiten
- Positive, proaktive Einstellung mit der Fähigkeit, professionell zu arbeiten
- Die Fähigkeit besitzen, über den Tellerrand zu schauen und einen Schritt voraus zu sein, während Sie gleichzeitig kollaborativ arbeiten
- Vertretung anderer Assistenten in Abwesenheitszeiten
- Diskret, professionell und ruhig arbeiten
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Outlook, Word und Excel
- Kenntnisse in Concur und CRM sind von Vorteil
Equal Employment Opportunity and Affirmative Action Statement
PIMCO recruits and hires qualified candidates without regard to race, national origin, ancestry, religion (including religious dress and grooming practices), sex (including pregnancy, childbirth, breastfeeding, or related medical conditions), sexual orientation, gender (including gender identity and expression), age, military or veteran status, disability (physical or mental), any factor prohibited by law, and as such affirms in policy and practice to support and promote the concept of equal employment opportunity and affirmative action, in accordance with all applicable federal, state, provincial and municipal laws. The company also prohibits discrimination on other basis such as medical condition, or marital status under applicable laws.
Applicants with Disabilities
PIMCO is an Equal Employment Opportunity/Affirmative Action employer. We provide reasonable accommodation for qualified individuals with disabilities, including veterans, in job application procedures. If you have any difficulty using our online system due to a disability and you would like to request an accommodation, you may contact us at 949-720-7744 and leave a message. This is a dedicated line designed exclusively to assist job seekers with disabilities to apply online. Only messages left for this purpose will be considered. A response to your request may take up to two business days.