📋 Facilities Assistant bei Thermo Fisher Scient. Messt. GmbH in München – Ihr Service-Partner für den Arbeitsalltag

Stellenbeschreibung

Arbeitszeitmodell: Standard (Montag bis Freitag)
Umgebung: Büro

Standort: Deutschland, München (Hansastrasse)
Business Unit: PPD, Teil von Thermo Fisher Scientific
Abteilung: Facilities

Bei PPD, einem Teil von Thermo Fisher Scientific, ist es unsere Mission, Kunden dabei zu unterstützen, die Welt gesünder, sauberer und sicherer zu machen. Als Facilities Assistant leisten Sie umfassende administrative und operative Unterstützung für das Facility-Team. Sie tragen maßgeblich zur effizienten Verwaltung der Arbeitsplatzservices bei und sorgen für eine sichere, konforme und gut gewartete Arbeitsumgebung.

In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit den Bereichen Facility, EHS, Einkauf, Finanzen, Personal, IT, Standortleitung und externen Dienstleistern zusammen, um den täglichen Betrieb am Standort zu unterstützen.

Kernaufgaben

Administrative Unterstützung

• Administrative Betreuung der Facility-Abteilung sowie bei Bedarf anderer Funktionen wie Umweltschutz, HR und IT.
• Pflege elektronischer und physischer Aufzeichnungen gemäß Unternehmensrichtlinien.
• Unterstützung bei Umzügen, Onboarding/Offboarding, Bereitstellung von Büro-, Reinigungs- und Küchenbedarf.
• Mithilfe bei der Planung von Instandhaltung, Geschäftskontinuität und Notfallvorsorge.

Unterstützung im Einkauf und bei Dienstleistern

• Erstellung von Einkaufsanfragen und Bestellungsaufträgen.
• Verfolgung von Rechnungen und Unterstützung bei der Abrechnung mit der Finanzabteilung.
• Pflege von Lieferantenunterlagen, Verträgen und Serviceaufzeichnungen.
• Koordination von Handwerkerbesuchen unter Einhaltung der Sicherheits- und Zugangsrichtlinien.
• Kommunikation mit externen Dienstleistern zur pünktlichen Leistungserbringung.

Kundenservice

• Erste Anlaufstelle für administrative Anfragen im Facility-Bereich.
• Aufbau starker Beziehungen zu Mitarbeitern, Handwerkern und Lieferanten.
• Kommunikation von Arbeitsplatz-Updates und Instandhaltungsmaßnahmen mit einem serviceorientierten Ansatz.

Mindestanforderungen

• Abschluss einer kaufmännischen, gastgewerblichen oder administrativen Ausbildung.

Wissen, Fähigkeiten & Kompetenzen

• Exzellente Organisationsfähigkeiten und Sorgfalt.
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten und Deadlines einzuhalten.
• Starke Serviceorientierung, zwischenmenschliche und Teamarbeitsfähigkeiten.
• Proaktive, anpassungsfähige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit diskretem Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Natürliche Hilfsbereitschaft und ausgeprägte Servicekompetenz.