💼 Organisatorischer Office Manager (w/m/d) / Büroleiter (w/m/d) bei F mal s GmbH in Köln

Für ein international erfolgreiches Unternehmen der Automobilindustrie mit Standort Köln wird eine souveräne Persönlichkeit für die administrative und organisatorische Büroleitung gesucht.

Die Aufgaben:

• Eigenverantwortliche Abwicklung sämtlicher administrativer Belange im Managementsekretariat inklusive professioneller Korrespondenz auf Deutsch und Englisch.
• Erste Anlaufstelle für Besucher, Vorbereitung von Meetingräumen sowie aktive Mitwirkung bei der Planung von Events und Messen inklusive Dienstleisterverhandlungen.
• Kontinuierliche Analyse und Optimierung bestehender Büroprozesse zur Gewährleistung effizienter Abläufe.
• Präsentationserstellung sowie weltweite Termin- und Reiseorganisation (u. a. USA, Asien) inklusive Visabeschaffung.
• Verwaltung von Mietverträgen, Einkauf von Büromaterial und vollumfängliches Fuhrparkmanagement.
• Prüfung von Reisekosten, Durchführung von Finanztransaktionen und Abstimmung mit der Buchhaltung sowie Steuerbehörden.

Das ideale Profil:

• Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position (z. B. Assistenz der Geschäftsführung, Büroleitung) mit nachweisbarem Organisationstalent und strukturierter Arbeitsweise.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse sowie versierter Umgang mit MS Office; Italienischkenntnisse sind vorteilhaft.
• Hohe Diskretion, exzellente Kommunikationsstärke und lösungsorientiertes Handeln.