Jetzt als Sachbearbeiter (m/w/d) durchstarten – Bei Landeshauptstadt Erfurt

Inhaltsverzeichnis

• Anforderungsprofil
• Aufgabengebiet
• Wir bieten
• Bewertung und Bewerbungsfrist
• Hinweise

Aufgabengebiet

1. Bearbeitung von Anträgen zur Teilnahme an Veranstaltungen, insbesondere

• persönliche oder postalische Entgegennahme der Anträge
• Prüfung der Anträge auf Einhaltung der Fristen, formelle Richtig- und Vollständigkeit, gegebenenfalls Rücksprache mit Bewerbern zu fehlenden Unterlagen oder bestimmten Angaben
• Prüfung der jeweiligen Anträge nach entsprechendem Prüfungsschema, insbesondere unter Bezugnahme der Eignungskriterien
• Registrierung und Kategorisierung der einzelnen Bewerber zu den Veranstaltungen
• Aufbereitung der Antragsunterlagen zur Vorlage in die Bewertungskommission und Dokumentation der Ergebnisse und Zuschlagskriterien unter Berücksichtigung der Vergabegrundsätze für das jeweilige Antragsverfahren
• Erstellung von im Zusammenhang stehenden Listen und Übersichten
• Beantwortung von Anfragen zu den Ergebnissen

2. Wahrnehmung von Unterstützungsleistungen für die Abteilung, insbesondere

• Erteilung telefonischer, mündlicher und schriftlicher Auskünfte zu örtlichen und sachlichen Zuständigkeiten sowie zu Sprechzeiten
• Führung der Wiedervorlage einschließlich Kontrolle der Wiedervorlagetermine
• Ausführen von Schreib- und Büroarbeiten, u. a.
  • Bearbeitung der Ausgangspost (versandfertige Aufbereitung bzw. Einscannen) gemäß Festlegung
  • Ausführung von Schreibarbeiten und zugehörigen Schreibnebenarbeiten (Korrekturen, Abstimmungen, Vervielfältigungen usw.)
  • Ablage des Schriftgutes gemäß Aktenordnung und dem für das Amt geltenden Aktenplan einschließlich Archivierung entsprechend der sachlichen und zeitlichen Vorgaben
  • organisatorische Vorbereitung von Beratungen sowie Zusammenstellung von Unterlagen
  • Anfertigung von Beratungsprotokollen bzw. –mitschriften
  • Koordinierung von Unterschriftsvorgängen und sonstigen Zuarbeiten unter Berücksichtigung terminlicher Vorgaben
  • Koordinierung von Vervielfältigungsarbeiten
  • Erledigung notwendiger Botendienste

3. Wahrnehmung von Unterstützungsleistungen im Zuge der Digitalisierung, insbesondere

• Übernahme von Teilaufgaben bzw. Mitarbeit bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS)
• Pflege von Daten und entsprechender Datenstrukturen

Zur Wahrnehmung der Tätigkeit gehört die Vertretung des Abteilungsleitersekretariats bei Abwesenheit.