Insulet Corporation sucht einen erfahrenen Senior Manager für die GSA Kundenbetreuung im Auftragsmanagement. In dieser Rolle verantworten Sie die Auftragsmanagementprozesse in Deutschland, Österreich und der Schweiz, inklusive der Führung von Teams und des Partnermanagements. Der Fokus liegt auf der reibungslosen Auftragsabwicklung, Prozessoptimierung und der Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern. Remote- und flexible Arbeitsmodelle sind möglich.
Positionsübersicht:
Der Senior Manager, GSA Customer Care Order Manager, verantwortet sämtliche Auftragsmanagementprozesse in den B2C-Märkten Deutschland, Österreich und Schweiz und berichtet direkt an den Director of Order Management, Customer Care. Die Hauptaufgabe besteht in der reibungslosen Durchführung und stetigen Verbesserung der Order-to-Cash-Prozesse in den genannten Märkten. Dazu gehört die Führung des Back Office Managers der Innendienstmitarbeiter in München sowie der Teamleiter der Remote-Mitarbeiter, die den auftragsstarken Markt in Deutschland unterstützen. Darüber hinaus verantworten Sie das Partnermanagement von Customer Care und anderen Dienstleistern für die Auftragsabwicklung in Österreich und der Schweiz.
Der ideale Kandidat verfügt über ausgeprägte Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten. Sie können nachweisen, in einer funktionsübergreifenden Schlüsselposition effektiv zu arbeiten und kreative, aber dennoch praktikable Lösungen für Probleme zu finden.
Zuständigkeiten:
- Steuerung und Leitung des Back-Office-Teams vor Ort in München sowie der deutschen Remote-Teams. Sicherstellung, dass alle Aufträge vom Rezepteingang über das Genehmigungsverfahren mit den Kostenträgern bis hin zur Auftragserteilung, dem Versand und der Rechnungserstellung korrekt und fristgerecht bearbeitet werden. Ziel ist eine Auftragsgenauigkeit von 98,5 %.
- Enge Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsteam, um durch eine fehlerfreie Auftragsbearbeitung korrekte Rechnungen zu gewährleisten und mögliche Absetzungen der Kostenträger fristgerecht zu bearbeiten.
- Sicherstellung einer effizienten Arbeitslastverteilung auf die Teams und Einhaltung der Produktivitätskennzahlen. Frühzeitiges Erkennen von Ressourcenengpässen durch Forecasting und Entwicklung entsprechender Lösungen.
- Sie sind Experte für den Order-to-Cash-Prozess in den Direktmärkten, identifizieren Optimierungspotenziale sowohl in der Steigerung von Prozesseffizienzen durch prozessuale Änderungen als auch durch die Weiterentwicklung der IT-Systeme.
- Enge Zusammenarbeit mit dem CC Quality and Training Team, der IT und anderen wichtigen Partnern zur Umsetzung dieser Prozessverbesserungen. Stets im Blick: Projektfortschritte und -ergebnisse.
- Enge Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern aus IT, Commercial und Finanzen. Sicherstellung, dass Ihr Team jederzeit über Preisänderungen, kommerzielle Aktivitäten und die Einführung neuer Produkte informiert ist. Notwendige Anpassungen werden im Voraus vollständig getestet.
- Zusammenarbeit mit den Schulungs- und Qualitätsteams der Kundenbetreuung, um sicherzustellen, dass Schulungen und Arbeitsanweisungen für die GSA-Auftragsabwicklung immer aktuell sind.
- Regelmäßiges Controlling der Produktivität, Auftragsqualität und E2E-Durchlaufzeiten. Enge Zusammenarbeit mit den Teams, um mögliche Abweichungen zukünftig auszusteuern.
- Kooperation mit dem Market Access Team sowie dem Vertrieb, um jederzeit über Strategieänderungen in den Bereichen Markteinführung und Preisgestaltung informiert zu sein. Frühzeitiges Erkennen notwendiger Anpassungen für den Order-to-Cash-Prozess und entsprechende Vorbereitung der Teams.
- Aufbau und Führung eines neuen Aufgabenbereichs innerhalb der bestehenden Teams, der sich bei Einzelfällen mit den Kostenträgern austauscht, um z.B. unbearbeitete Fälle im Rahmen des Genehmigungsverfahrens oder Zahlungsstreitigkeiten seitens der Kostenträger zu lösen.
- Verantwortung für die Beziehungen zu Drittunternehmen, Verwaltung von Ausgaben, Ressourcen und Erreichen von Zielen.
- Sonderprojekte je nach Bedarf.
Verantwortlichkeiten
- Sicherstellung, dass das Team alle GSA-Aufträge korrekt und fristgerecht bearbeitet und ausliefert, um eine anstandslose Kostenübernahme durch den Kostenträger zu gewährleisten.
- Teamverantwortlicher für Debitoren der Schweizer Kunden.
- Vorbereitung von Produktlaunches und Sicherstellung, dass alle vorbereitenden Maßnahmen zur Einführung neuer Produkte oder Sensorkompatibilitäten fristgerecht umgesetzt werden.
- Kenntnisse über die jeweiligen örtlichen Gesundheitssysteme und der damit verbundenen (Beantragungs-) Prozesse für unsere Kunden, um eine reibungslose Auslieferung des Produkts sowie der anschließenden Kostenübernahme gewährleisten zu können.
Wichtige Entscheidungsrechte
- Weiterentwicklung der GSA-Auftragsmanagement-Strategie inkl. laufender Optimierung der organisationalen Strukturen sowie möglicher Anpassung bei der FTE Planung, um die Anforderungen der jeweiligen Märkte jederzeit erfüllen zu können.
- Priorisierung von IT-Maßnahmen und Projekten im Rahmen von Verbesserungsinitiativen.
- Einsatz von entsprechenden Tools oder Hinzuziehen von Fachwissen Dritter.
- Hauptverantwortlicher seitens GSA bei der Vereinbarung neuer Geschäftsstrategien, um sicherzustellen, dass potenzielle Vereinbarungen/Preismodelle auch über unsere Systeme hinweg abgebildet werden können.
Erforderliche Führungsqualitäten/zwischenmenschliche Fähigkeiten und Verhaltensweisen
- Vertreter der GSA-Auftragsverwaltung und unserer Kundenbedürfnisse auf allen Ebenen, einschließlich der Geschäftsleitung.
- Interaktion, Verhandlung und Unterstützung bei Entscheidungsfindungen intern sowie extern im Rahmen des GSA Order Managements.
- Leitung der GSA-Auftragsbearbeitung mit Hilfe von internen und externen Partnern.
- Enge Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Teams wie externen Outsourcing Partnern, der Buchhaltung, Market Access sowie Commercial, um kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben und neue Herausforderungen gemeinsam zu lösen.
Ausbildung und Erfahrung:
Mindestanforderungen:
- Hochschulabschluss oder einschlägige Erfahrungen.
- 5+ Jahre Berufserfahrung im Bereich Kundenservice und Order-to-Cash in der deutschen Medizintechnikbranche, auf Führungsebene mit einem direkten Team.
- C1 Englisch.
Bevorzugte Qualifikationen und Kompetenzen:
- Mehr als 10 Jahre Erfahrung im Bereich Kundenservice/ Order-to-Cash Prozessen.
- Erfahrung mit SAP und Salesforce.com.
- Erfahrung mit der Arbeit in einem schnelllebigen, wachstumsstarken und leistungsorientierten Umfeld, in dem es essenziell ist gesetzte Fristen einzuhalten.
- Erfahrung mit dem deutschen Krankenversicherungssystem und dessen Anforderungen.
- Fähigkeit, das eigene Arbeitspensum effizient zu bewältigen und Ziele entsprechend zu priorisieren.
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, sowohl in Wort als auch in Schrift.
- Hervorragende Analyse- und Problemlösungsfähigkeiten in Verbindung mit einem ausgeprägten unternehmerischen Urteilsvermögen.
Zusätzliche Informationen
- Die Stelle kann remote, hybrid oder vor Ort in München ausgeführt werden.
- Die Reisetätigkeit beträgt 20-40%, gestaltet sich aber je nach Bedarf flexibel.
#LI-KJ1
Insulet Corporation (NASDAQ: PODD), headquartered in Massachusetts, is an innovative medical device company dedicated to simplifying life for people with diabetes and other conditions through its Omnipod product platform. The Omnipod Insulin Management System provides a unique alternative to traditional insulin delivery methods. With its simple, wearable design, the tubeless disposable Pod provides up to three days of non-stop insulin delivery, without the need to see or handle a needle. Insulet’s flagship innovation, the Omnipod 5 Automated Insulin Delivery System, integrates with a continuous glucose monitor to manage blood sugar with no multiple daily injections, zero fingersticks, and can be controlled by a compatible personal smartphone in the U.S. or by the Omnipod 5 Controller. Insulet also leverages the unique design of its Pod by tailoring its Omnipod technology platform for the delivery of non-insulin subcutaneous drugs across other therapeutic areas. For more information, please visit insulet.com and omnipod.com.
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