🔑 Mitarbeiter/in (w/m/d) Gästeservice & Apartmentmanagement bei der Universität Heidelberg

Die Gästehäuser der Universität Heidelberg im Neuenheimer Feld (INF 370 | 371) bieten Gastwissenschaftler/innen der Universität ein temporäres Zuhause. Unser kleines Team vor Ort betreut Gäste aus aller Welt von der Anfrage bis zur Abreise und ist Ansprechpartner für Gäste sowie gastgebende Institute/Einrichtungen.

Bei der Stiftung Unterländer Studienfonds bei der Universität Heidelberg ist ab sofort folgende unbefristete Stelle zu besetzen:

Mitarbeiter in Gästehausverwaltung (w/m/d)

Teilzeit – 75 %

Ihre Aufgaben:

Sie betreuen und beraten unsere Gäste in allen Belangen rund um ihren Aufenthalt und sind Ansprechpartner für Gäste, gastgebende Institute/Einrichtungen und Dienstleister. Ihre Aufgaben umfassen insbesondere:

• Betreuung von Gästen vor Ort
• Erstellung und Kontrolle von Mietverträgen, Beantwortung und Klärung von Fragen der Buchhaltung und von Gästen zu Mietverträgen
• Rechnungslegung einschließlich Mahnwesen in Abstimmung mit der Buchhaltung
• Management der Apartmentwechsel (Apartment-Checks, Koordination Dienstleister etc.)
• Erledigung der Anreiseformalitäten und Übergabe von Apartments
• Sonstige organisatorische und administrative Aufgaben

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich/Hotelfach oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten
• Sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift, Kenntnisse weiterer Fremdsprachen von Vorteil
• Erfahrungen im Bereich Hotel/Hauswirtschaft oder in der öffentlichen Verwaltung von Vorteil
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse sowie Kenntnisse einer Hotelmanagement-Software oder die Fähigkeit, sich in komplexe EDV-Programme einzuarbeiten, SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Organisationstalent, kommunikative Fähigkeiten, Teamfähigkeit
• Eigenständige Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein

Wir bieten:

• Einen vielseitigen Aufgabenbereich in einem kleinen Team
• Eine Arbeitsatmosphäre, die sich durch gegenseitige Hilfsbereitschaft und Unterstützung auszeichnet
• Attraktive Möglichkeiten der Weiterbildung
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Bezuschusstes Deutschlandticket

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) an Frau Dr. Tanja Ridinger bis 06.07.2025 in einer PDF-Datei per E-Mail an dezernat8@uni-heidelberg.de. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Die Universität Heidelberg fördert Chancengleichheit und Diversität. Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Weitere Informationen zu Stellenausschreibungen und Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.