📅 Top-Assistenz für CEO bei Madify gesucht – Gestalten Sie die Zukunft in Bayern!

Unterstützen Sie als Executive Assistant den CEO in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Ihr Verantwortungsbereich umfasst das Management des Terminkalenders, die Planung von Meetings und die Pflege von Datenbanken mit höchster Präzision.

Datenpflege und Dokumentenmanagement: Erfassen und pflegen Sie Daten, gewährleisten Sie die Datenintegrität und sichern Sie die Vertraulichkeit. Halten Sie alle Aufzeichnungen aktuell, um einen schnellen Zugriff zu ermöglichen.
Kommunikationsschnittstelle: Übernehmen Sie die interne und externe Korrespondenz im Namen des Top-Managements. Verfassen, prüfen und bearbeiten Sie E-Mails, Briefe und Memos, um Professionalität zu wahren.
Reiseplanung und -organisation: Buchen Sie Flüge, Unterkünfte und Transportmittel für das Management und begleiten Sie dieses bei Bedarf.
Kalender-, Anruf- und Terminmanagement: Koordinieren Sie den Terminkalender des CEOs, planen Sie Besprechungen und bearbeiten Sie eingehende Anrufe professionell. Senden Sie rechtzeitig Erinnerungen, um eine effektive Planung sicherzustellen.
E-Mail-Management: Überwachen Sie den E-Mail-Account des Unternehmens, beantworten Sie Anfragen und leiten Sie diese gegebenenfalls weiter. Gewährleisten Sie eine professionelle und zeitnahe Kommunikation.
Strategische Unterstützung und Projektmanagement: Führen Sie Recherchen durch, erstellen Sie Berichte und unterstützen Sie Entscheidungsprozesse.

• Unterstützung bei Board Meetings: Koordinieren Sie Board Meetings, erstellen Sie Protokolle und unterstützen Sie bei der Erstellung von Materialien. Koordinieren Sie strategische Key Accounts mit den zuständigen Managern, um ein effektives Management und Wachstum sicherzustellen.

Requirements

• Abgeschlossenes Bachelorstudium bevorzugt.
• Erfahrung als Executive Assistant oder in einer ähnlichen Position zur Unterstützung von Führungskräften der C-Ebene ist von Vorteil.
• Exzellente Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben effektiv zu priorisieren.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten mit hoher Detailgenauigkeit.
• Sicherer Umgang mit MS Office Suite.
• Fähigkeit, sensible Informationen mit Integrität zu behandeln und Vertraulichkeit zu wahren.
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, auch in stressigen Situationen professionell zu agieren.
• Flexibilität, bei Bedarf auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu arbeiten.
• Reisebereitschaft