Ergreife deine Chance als Office Coordinator (m/f/d) - Munich bei Gensler – Arbeitsort München

Gensler

Deine Rolle

Unser Gensler München Team sucht einen Office Coordinator (m/w/d) in Vollzeit (40h/Woche). In dieser Funktion bist Du sowohl für unsere Mitarbeiter als auch für unsere Kunden von zentraler Bedeutung im Büro. Du trägst nicht nur die Verantwortung für die Teams, die Du unterstützt, sondern auch für die Räumlichkeiten, in denen wir arbeiten.

Du wirst dich in einem schnelllebigen Umfeld wohlfühlen, in dem Proaktivität und Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg sind. Du bist in der Lage, dich schnell an unsere Kultur, unsere Führungskräfte und Teams zu gewöhnen und kannst dich in unseren verschiedenen Ressourcen und Wissensnetzwerken zurechtzufinden. Als offener, kommunikativer Mensch wird es Dir leicht fallen, nicht nur das Münchener Büro zu betreuen, sondern dich auch mit unserem Berliner Team zu vernetzen, das Du bei einigen administrativen Aufgaben unterstützen wirst. Du bist im Münchener Büro tätig und berichtest an den Studio Director des Münchner Büros.

Dein Verantwortungsbereich:

Aktive Unterstützung der Studioleitung bei operativen Aufgaben zu Studioinitiativen, längeren Projekten sowie Terminkoordination von Principal / Senior Members für beide Standorte
Allgemeines Büromanagement
Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Meetings und Reisen
Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten, Präsentationen in InDesign für beide Standorte, Analysen und Statistiken sowie die Pflege unserer Bibliotheksressourcen-Datenbank
Abwicklung der Geschäftskorrespondenz in deutscher und englischer Sprache für Projekte
Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen & Kundenterminen, Stundenabrechnungen, Urlaubsanträgen sowie Bewerbung und Koordination von Inhouse-Veranstaltungen für beide Standorte
Koordinierung von externen Dienstleistern

Deine Qualifikationen:

Mindestens 2 Jahre + Erfahrung in der Dienstleistungsbranche oder in einer ähnlichen Funktion
Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder kaufmännische Ausbildung bevorzugt
Fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch sind unerlässlich
Hervorragende Detailgenauigkeit, hervorragende organisatorische und zeitliche
Fähigkeiten, die Fähigkeit, kurz- und langfristige Fristen einzuhalten sowie gute Fähigkeiten zur Priorisierung.
Gute Kenntnisse in Photoshop/Bluebeam und Indesign wären von Vorteil
Kenntnisse von Workday und Salesforce sind von Vorteil
Ausgeprägte verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
Fähigkeit, Bedürfnisse zu antizipieren und proaktiv zu handeln

Leben bei Gensler

Wir ermutigen jeden Mitarbeiter bei Gensler, ein gesundes und ausgeglichenes Leben zu führen. Zu unseren umfassenden Leistungen gehören eine Altersversorgung und zweimal jährliche Bonusmöglichkeiten.

Im Rahmen des Engagements des Unternehmens für die berufliche Entwicklung bietet Gensler die Erstattung bestimmter beruflicher Qualifikationen und der damit verbundenen Verlängerungs- und Prüfungsgebühren an. Darüber hinaus erstatten wir die Studiengebühren für bestimmte förderfähige Programme oder Kurse. Wir betrachten unsere Weiterbildungsprogramme als strategische Investitionen in unsere Zukunft.

Wir schätzen Vielfalt und verpflichten uns, ein integratives Umfeld für unsere Kollegen zu schaffen. Wenn Du aufgrund einer Behinderung Unterstützung oder eine Unterkunft benötigen, kannst Du uns hier kontaktieren.

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Your Role

Our Gensler Munich Team is looking for a full time (40h/week) Office Coordinator (m/f/d). In this role, you will be integral to the experience of both our employees and our clients, taking responsibility not only for the teams you support but also for the space that we work in.

You will thrive in a fast-paced environment where the key to success is proactivity and communication. You’ll be able to quickly acclimatise to our culture, leaders and teams and navigate your way around our various resources and knowledge networks. As a natural relationship builder, it will be easy for you to also connect to our Berlin team, which you will support in some administrative assignments. You will be based in the Munich Gensler office and will report to the Studio Director of the Munich Office.

What You Will Do