Neue Möglichkeiten als Mitarbeiter/-in (w/m/d) bei FH Aachen

Im Fachbereich Elektrotechnik und Informationstechnik an der FH Aachen ist folgende Stelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen:

Mitarbeiter/-in (w/m/d) im Fachbereichs- und Prüfungssekretariat

(Kennziffer: 05-1424

Wir suchen eine engagierte und kompetente Unterstützung für unser Fachbereichssekretariat. Sie werden Teil eines Teams und tragen dazu bei, einen reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse sicherzustellen.

Ihre Aufgaben

• allgemeine Sekretariatsaufgaben, Büroorganisation

• Regelung der eingehenden Post, E-Mails und Anrufe

• Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungsanträgen

• Verwaltung von Personalangelegenheiten

• Ablage von Vorgängen und Verträgen
• Koordination von Besprechungen
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besuchsterminen
• Terminplanungen und Dienstreisevorbereitungen
• Empfang von Gästen und Lehrbeauftragten
• Unterstützung bei der organisatorischen Abwicklung der Prüfungsverfahren des Fachbereichs

Ihr Profil

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen

• sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware, vorzugsweise MS-Office-Paket (Word, Excel, Power Point)
• wünschenswert sind Kenntnisse der Organisation und Struktur einer Hochschule und ihrer rechtlichen Grundlagen
• ausgeprägte organisatorische und kommunikative Kompetenzen
• selbständige Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe
• sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen auf Deutsch
• sichere Kommunikation auf Englisch ist wünschenswert
• sicheres Auftreten und Durchsetzungsvermögen an einem Arbeitsplatz mit viel Publikumsverkehr
• Bereitschaft zu Fortbildungen in den hochschulspezifischen Softwaresystemen

Wir bieten

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bis zum 05.12.2023.